Wie wir ja bereits in unserem letzten Beitrag zum Prozessmanagement aus dem Home-Office angekündigt haben, möchten wir heute mal hinter die Kulissen unseres Bpanda-Teams schauen. Statt in unserem schönen Büro bei der MID in Nürnberg mit Blick auf den Wöhrder See arbeiten wir derzeit quasi alle im Home-Office. Wir sind damit selbst zu einem verteilten Team geworden, welches standortunabhängig daran arbeitet, Bpanda für unsere Kunden weiterzuentwickeln. Denn natürlich geht die Bpanda-Entwicklung weiter, keine Frage. Wie genau sich das Home-Office auf unser Arbeiten auswirkt, welche Probleme es geben könnte und welche Tipps unsere Bpanda-Entwickler bereits jetzt für Dich haben, schauen wir uns nun mal genauer an.
Einblicke ins Bpanda-Home-Office
„Endlich sturmfrei“, denkt sich unser Panda, doch so allein, wie er meint, ist er gar nicht im Büro. Da sind noch Henri und Robert, beides Bpanda-Entwickler, die derzeit im Büro die Stellung halten. Die restlichen Kollegen und Kolleginnen haben sich zu Hause ihr eigenes, temporäres Büro geschaffen und arbeiten von dort. Wie das aussieht? Schauen wir doch mal rein, wir haben von einigen Bilder aus dem Home-Office und dem MID Office bekommen.
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Verteiltes Team in Full-Work-Mode
So sieht es also bei unserem Bpanda-Team zu Hause bzw. vereinzelt im Büro aus. Allgemein war es für uns als mittelständisches IT-Unternehmen absolut kein Problem, für alle das remote Arbeiten von zu Hause aus zu ermöglichen, da die Strukturen dafür bereits vorhanden waren. Doch wie arbeitet es sich als verteiltes Team? Und was hat sich durch das Home-Office verändert? Fragen wir zunächst einmal Kristin. Sie koordiniert als Product Ownerin von Bpanda die Entwicklungsarbeiten ihrer Entwicklerkollegen. Das läuft auch aus dem Home-Office reibungslos und unverändert via User Storys, die sie in einem Ticketsystem einstellt und auf dem Kanban-Board visualisiert. Die Bearbeitung und Statusanpassungen erfolgen dann durch die Entwickler. Gerade im Home-Office ist diese Übersicht, wer gerade an was arbeitet, sehr hilfreich.
Sowohl die tägliche gemeinsame Abstimmungsrunde, auch Daily genannt, sowie das Review gibt es natürlich auch weiterhin, nur finden beide Meetings statt im 3. bzw. 5. Stock nun via Microsoft Teams statt. Das funktioniert reibungslos, besonders dann, wenn sich alle an die selbstgesteckten Regeln halten. Am wichtigsten dabei: Aussprechen lassen! Dies ist besonders bei größeren Online-Meetings entscheidend, und bei unserem Bpanda Daily oder Review sind wir meistens zwischen 10 und 25 Teilnehmern. Wer gerade nicht spricht, sollte besser sein Mikro muten. Um die Ohren der anderen zu schonen, sollten nicht allzu viele störende Hintergrundgeräusche zu hören sein. Wann immer die Kamera nicht benötigt wird, sollte diese ausgeschaltet werden. Denn es ist zwar schön, sich im Meeting per Kamera sehen zu können, allerdings erhöht dies auch das Datenvolumen. Und wenn schon Kamera, dann begeistert ein aufgeräumter bzw. weichgezeichneter Kamerahintergrund.
Auf diese Weise wird auch das regelmäßige Telefonieren in der großen Runde angenehm. Für uns ist es mittlerweile schon zur Routine geworden. Hier ein kleiner Einblick in unser Daily via Teams:
Neben den Abstimmungsrunden via Teams nutzen wir natürlich auch weiterhin unser eigenes Prozessmanagement-Tool Bpanda. Den Überblick über unsere laufenden Prozesse behalten wir dabei am besten mit der Funktionalität Jobs. Jobs sind Human Workflows, anhand deren wir unsere Prozesse Schritt für Schritt inklusive Gateways und paralleler Unterprozesse durchlaufen können. Für uns ist dies auch im normalen Bürobetrieb eine enorme Kommunikationserleichterung, gerade wenn es um Prozesse geht, an denen viele verschiedene Kollegen unserer Abteilungen beteiligt sind. Im Home-Office hilft es uns nun umso mehr dabei, den Überblick über den aktuellen Prozessfortschritt zu behalten und nicht dauernd nachfragen zu müssen, wer denn nun gerade an welchem Prozessschritt arbeitet.
Geplante Kommunikation ersetzt Schreibtischspontanität
Obwohl die Entwicklungsarbeit von Bpanda auch im Home-Office im normalen Umfang durchgeführt wird und alle Abstimmungsrunden ohne Probleme in die digitale Welt gebracht wurden, so gibt es doch auch Aspekte, die bedingt durch das remote Arbeiten einfach wegfallen. Schnelle, spontane Absprachen am Schreibtisch und das typische „Ich komme mal kurz rum“ sind einer eher geplanten Kommunikation gewichen. Diese findet bedingt durch Home-Office fast ausschließlich via Telefon bzw. Teams statt. Dies birgt die Gefahr, dass wir zu viel telefonieren sowie zu viele Nachrichten in zu vielen verschiedenen Kanälen schreiben und erhalten. Dadurch kann es natürlich passieren, dass etwas in der Kommunikationsmenge untergeht, weil man z.B. vergisst, jemandem zu antworten oder gerade nur das Besetztzeichen im Telefon ertönt. Aus diesem Grund sind ein gutes Zeitmanagement und eine gute Selbstorganisation besonders im Home-Office wichtig.
Außerdem lässt sich nicht alles easy und schnell über das Telefon erklären. Oftmals wäre es wirklich einfacher, Dinge mal kurz an eines unserer Whiteboards zu zeichnen und vielleicht noch den einen oder anderen Kollegen spontan dazu zu holen. Doch auch dafür lassen sich Alternativen finden, z.B. bietet selbst Teams mittlerweile ein Whiteboard für Besprechungen an.
Natürlich fallen auch die kleinen Scherze und der Small Talk beim Remote-Arbeiten weg. Beides hat sonst wie selbstverständlich beim gemeinsamen Mittagessen oder in der Kaffeepause stattgefunden. Und obwohl wir uns nun eben auf das gemeinsame Telefonat freuen, so vermissen wir doch manchmal das physische Miteinander. Doch wir sind und bleiben ein fantastisches Team und arbeiten sehr gerne miteinander, ob nun im Büro oder im Home-Office!
