Lange haben wir es angekündigt, unser neues Feature im Bereich Human Workflow Management. Jetzt ist es endlich soweit: Seit dem 25. März 2020 steht in Bpanda nun auch „Jobs“ zur Verfügung! Doch was ist Jobs überhaupt? Um mehr über das neue Feature und seine Vorteile für ein leichtgewichtiges Prozessmanagement zu erfahren, habe ich mich mit meinen Kollegen Kristin und Jens unterhalten. Als Product Ownerin und Product Manager von Bpanda sind die beiden eng an der Entwicklung von Jobs beteiligt und können mir meine Fragen daher am besten beantworten.
Nun erzählt doch mal, was ist denn Jobs eigentlich?
Kristin: Mit Jobs kann man in Bpanda das eigene Prozessmanagement zum Leben erwecken. Dabei erstellt man für die bereits dokumentierten Prozesse sogenannte Human Workflows, oder eben Jobs, wie wir es in Bpanda genannt haben. Wurde ein Job für einen Prozess erstellt, wird dieser nun live und strukturiert von allen Prozessbeteiligten durchlaufen. Alle Tasks, Entscheidungen, Unterprozesse oder was der Prozess auch immer beinhaltet, werden nacheinander von den Prozessbeteiligten abgearbeitet.
Jens: Jeder kann über den Job auch den aktuellen Bearbeitungsfortschritt in Echtzeit einsehen und weiß dadurch, welche Prozessschritte bereits gelaufen sind, wer gerade an welchem Schritt arbeitet und welche Schritte noch bevorstehen. Hat man seine zugewiesene Aufgabe erledigt, hakt man diese ab und übergibt den Job an den nächsten Verantwortlichen. Fehlt ein Schritt, kann er live hinzugefügt werden, ist einer überflüssig, kann er übersprungen werden.
Kristin: Und so geht der Job immer weiter bis er abgeschlossen ist und anhand der gesammelten Daten analysiert werden kann. Mit diesen Erkenntnissen können dann die Prozesse verbessert werden.
Und wenn ihr Jobs nun in 1-2 Sätzen beschreiben müsstet?
Jens: Die einzig wahre Möglichkeit, manuelle und bereichsübergreifende Prozesse im Unternehmen nachvollziehbar zu leben. Die Prozessdoku macht endlich Sinn!
Kristin: Für mich macht Jobs so einzigartig, dass man einen Prozess aus dem Leben dokumentieren kann – keine stundenlangen Diskussionen mehr, sondern direktes Erleben!
Warum habt Ihr Jobs entwickelt? Welche Notwendigkeit habt Ihr gesehen?
Kristin: Tatsächlich haben mehrere Überlegungen bei der Entwicklung von Jobs eine Rolle gespielt. Zum einen gibt es in vielen Unternehmen weiterhin Prozesse, die nicht automatisiert werden können oder sollten, sondern weiterhin von Menschen in verschiedenen Abteilungen ausgeführt werden. Viele dieser Prozesse sind sehr wichtig fürs Unternehmen, sodass sie reibungslos ablaufen müssen. Das war unser Ansatzpunkt, um die Menschen bei ihren Tätigkeiten bestmöglich zu begleiten und zu unterstützen. Zum anderen gilt für immer mehr Unternehmen in einem gewissen Umfang eine Dokumentationspflicht der eigenen Prozesse. Von umständlichen Listen und Formularen in Excel und Word, über verstaubte und komplexe Prozessdokumentationen bis hin zu einer komplett digitalen und vernetzten Doku, die bisherigen Lösungen sind vielfältig. Meist wird die Doku dann aber doch nur erstellt und den Alltag bestimmt trotzdem die Checkliste auf Papier. Daher haben wir uns das Ziel gesetzt, mit Jobs und Bpanda eine komplett digitale Doku nicht nur zu erstellen, sondern auch im Arbeitsalltag ausführbar zu machen.
Jens: Da stimme ich Kristin absolut zu. Wir setzen mit Jobs bei den Prozessen an, die nicht automatisiert werden können und zudem abteilungsübergreifend laufen. In Zeiten der Digitalisierung sind Prozesse nicht nur unbedingt nötig, sie müssen auch schnell und einfach IT-gestützt ausgeführt werden können. Allerdings ist es oft nicht möglich, dafür ein großes und teures Projekt zu starten. Hier kann Jobs jedes Unternehmen unterstützen. Außerdem möchten wir, wie immer bei Bpanda, die Nutzer in den Vordergrund stellen. Denn wie oft kommt es vor, dass Menschen sich abgehängt fühlen, weil ihre Aufgaben digitalisiert werden sollen. Das klingt eher erschreckend als nach Spaß bei der Arbeit.
Wer braucht Jobs? Für welche Prozesse ist Jobs hilfreich?
Jens: Für mich eigenen sich Jobs besonders für alle, die manuelle, wiederkehrende, dokumentationspflichtige und bereichsübergreifende Prozesse im Unternehmen haben, die sie nicht automatisieren können oder wollen. Mir fällt immer sofort unser eigener Bpanda Release-Prozess ein, denn daran arbeiten jeden Monat, abwechselnd und parallel, insgesamt sechs Abteilungen. Mit Jobs behalten alle zu jeder Zeit den Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstand des Prozesses und wissen genau, was wann zu tun ist.
Kristin: Ich bin ganz klar der Meinung, dass absolut jeder Jobs braucht 🐼 . Zwar bietet Jobs keinen Mehrwert für die Prozesse, die bereits automatisiert sind, aber für alle anderen Prozesse hilft Jobs insbesondere dabei, die Kommunikation zu verbessern. Denn das Tool führt endlich den Prozess und seine Ausführung an einer Stelle zusammen. Bisher hatten Prozesse doch einen eher staubigen Charakter – höchstens einmal im Jahr hat man „Frühjahrsputz“ gemacht und dann war auch wieder gut. Die Diskussionen, wer denn jetzt hier eigentlich für was zuständig ist, hat man dafür das ganze Jahr. Mit Jobs und Bpanda sieht man aufgrund des Live-Durchlebens der Prozesse durch die Prozessnutzer direkt, ob der dokumentierte Prozess wirklich ressourcenschonend läuft oder an welcher Stelle Doppelarbeiten anfallen. Das ist doch der perfekte Ausgangspunkt dafür, um die eigenen Prozesse zu verbessern.
Ab welchem Zeitpunkt ist es sinnvoll, in meinem Unternehmen mit Jobs zu beginnen?
Kristin: Jeder Zeitpunkt ist geeignet, egal ob man im Unternehmen gerade erst mit Prozessmanagement beginnt oder ob man bereits die eigenen Prozesse dokumentiert hat und diese in Echtzeit im Blick behalten möchte. Der zweite Fall trifft auch auf uns von MID zu. Unser Release-Prozess war schon ziemlich lang in Bpanda dokumentiert. Seitdem wir ihn mit Jobs auch tatsächlich leben und monatlich durchlaufen, haben wir aber in kurzer Zeit fast selbstverständlich 10 neue Prozessversionen veröffentlicht. Dadurch haben wir nun ein so reales Abbild unseres Prozesses wie noch nie zuvor.
Jens: Absolut! Da hat uns Jobs wirklich gute Erkenntnisse geliefert. Jeder, der bereits Prozesse dokumentiert hat, kann sofort loslegen, denn Jobs sind ja leicht erstellt. Prozessmanagement-Beginner können sogar bereits bei der Erstellung der Dokumentation von Jobs profitieren und leichter und schneller zur eigenen Prozessdoku gelangen. Stellen wir uns vor, ich möchte in meinem Unternehmen alle Prozesse dokumentieren. Dass es z.B. generell einen Prozess für die Auftragsbearbeitung gibt, weiß ich. Diesen Prozess kann ich nun ganz generisch modellieren, vielleicht auch ohne großen Einsatz von Gateways oder ähnlichem. Dann lasse ich ihn von den Kollegen in der Auftragsbearbeitung durchlaufen. Sie haben innerhalb des Features Jobs nun die Möglichkeit, neue Tasks hinzuzufügen und können diese auch an andere Kollegen oder Abteilungen weitergeben. Nach einer gewissen Zeit schaue ich mir als Prozessverantwortlicher die ausgeführten Jobs an und kann auf Basis dieser Erkenntnisse bereits eine bessere und präzisere Prozessversion erstellen. So übernimmt Jobs die Dokumentation und ich kann es jederzeit im Nachgang gemeinsam besprechen.
Ist Jobs bereits fertig entwickelt? Welche Erweiterungsüberlegungen in Bpanda gibt es?
Jens: Ich denke, wir haben mit Jobs und dem derzeitigen Funktionsumfang schon ein super hilfreiches Feature geschaffen, aber klar gibt es immer noch etwas zu verbessern und zu erweitern. So könnte in der Zukunft schon die ein oder andere Funktionalität hinzukommen, oder Kristin?
Kristin: Natürlich haben wir noch Ideen im Backlog. Allerdings haben wir die auch bewusst nach hinten gestellt, um Platz für weiteres Feedback unserer Kunden zu haben. Alle Kunden, die Jobs in Bpanda bereits testweise im Einsatz hatten, sind sehr zufrieden damit – und darauf können wir stolz sein! Jetzt freuen wir uns, weiteren Kunden Jobs zur Verfügung zu stellen und sind gespannt auf deren Feedback.
Danke an Euch, Kristin und Jens! Jobs ist wirklich eine super Möglichkeit, die eigenen Prozesse tatsächlich zu leben. Wenn auch Du Jobs und Bpanda jetzt ausprobieren möchtest, dann hol Dir am besten direkt unseren kostenlosen 30-tägigen Testzugang.
