Mit den 6 großen „W“s Prozessmanagement ganz einfach im Unternehmen einführen
Begleite Wolfgang jetzt bei der Einführung von Prozessmanagement in seinem Unternehmen. Sei live dabei und schau Dir seinen Weg zum Erfolg an!
aMIDzon vertreibt private Handelsgüter in Mitteleuropa. Das Unternehmen hat auf Änderungen des Marktes reagiert und in letzter Zeit einige Neuerungen vorgenommen.
Herausforderungen
• Internationaler Wettbewerb
• Kontinuierlicher Wandel / Wachstum
• Bereichsübergreifende Arbeitsabläufe
• Steigende Kosten (Lager, Mitarbeiter)
• Ressourcen für Mitarbeiter-Onboarding
Wolfgang ist langjähriger Mitarbeiter der aMIDzon und sehr engagiert. Als Leiter der Logistik ist er für die Warenannahme, das Lager und die Just-in-Time Prozesse verantwortlich.
Herausforderungen
• Logistik Prozesse koordinieren
• Umstellung auf das digitale Lager
• Abwicklung von Reklamationen
• Fehlender Überblick über Mitarbeiter
• Gesetzliche & interne Vorschriften
Wolfgangs Story beginnt mit Problemen, die auch Dir wahrscheinlich nicht unbekannt sein könnten: Unklare Abläufe, Ineffizienz, Intransparenz, Unzufriedenheit und hohe Fehlerquoten sind einige der Herausforderungen, mit denen Wolfgang konfrontiert wird. Warum für sein Unternehmen die Lösung definitiv Prozessmanagement lautet, erfährst Du von Wolfgang im Video.
Anhand von Wolfgang und der aMIDzon werden wir Dir zeigen, wie Du Prozessmanagement mit nur sechs Fragestellungen und unserer Hilfe auch bei Dir im Unternehmen erfolgreich einführst. Los geht’s!
WOZU brauche ich Prozessmanagement?
Zunächst solltest Du Dich mehr über Prozessmanagement informieren und in einem ersten Schritt die Ziele für Deine Einführung definieren. Grundsätzlich verfolgt jedes Unternehmen unterschiedliche Prozessmanagementziele. Je nach Branche oder aktuellen Herausforderungen können sich diese im Laufe der Zeit auch immer wieder anpassen. Zu den unternehmenseigenen Zielen gibt es zusätzlich ein paar grundlegende Aspekte, die Du quasi immer mit einem gut funktionierenden Prozessmanagement verfolgen solltest. Welche das sind, verrät Dir unser Video.
Wie Du weißt, hat Wolfgang Probleme bei der Lieferung. Kunden beschweren sich über zu lange Lieferzeiten und sind unzufrieden. Daher möchte Wolfgang durch die Einführung von Prozessmanagement auf jeden Fall die Lieferzeiten verkürzen und die Beschwerdequote verbessern.
Konkret setzt er sich also folgende Ziele:
• Die Lieferzeit soll innerhalb eines Jahres um 10% verkürzt werden
• Die Beschwerdequote soll innerhalb eines Jahres um 10% gesenkt werden
Von der Geschäftsführung erhält Wolfgang noch zwei weitere Ziele:
• Umsatzwachstum von 3% in den nächsten 3 Jahren
• Kosteneinsparung von 3% bis zum Ende des Jahres
WAS brauche ich für eine erfolgreiche Einführung?
Oftmals scheitert Prozessmanagement leider schon bei der Einführung, weil für das Projekt die Zeit- und Budgetressourcen nicht realistisch abgeklärt wurden, die Kommunikation unzureichend ist und/oder der Kreis der involvierten Personen zu groß bzw. zu klein ist. Damit Deine Einführung von Prozessmanagement erfolgreich ist, solltest Du Dich besonders um drei Aspekte kümmern:
Das richtige MindsetSorge dafür, dass Deine Geschäftsführung voll hinter der Einführung von Prozessmanagement steht und Dir auch die nötigen Ressourcen dafür zur Verfügung stellt. Außerdem sollte Prozessmanagement als Chance für alle Mitarbeiter kommuniziert und nicht als Bedrohung für den Einzelnen wahrgenommen werden.
Das richtige TeamStarte am besten mit einem kleinen Kreis und erweitere diesen im Laufe der Einführung stetig. Neben der Geschäftsführung solltest Du Abteilungsverantwortliche (= Prozessverantwortliche), aber am besten auch Personen, die direkt an den Arbeitsabläufen beteiligt sind (= Prozessnutzer) ins Team holen.
Das richtige ToolStatt die Dokumentation nur mit Excel & Visio aufzubauen, solltest Du Dich besser für ein professionelles Prozessmanagement-Tool entscheiden. Informiere Dich, welche Funktionen die einzelnen Werkzeuge bieten und wähle basierend auf Deinen Zielen und Anforderungen die Software aus, die am besten für Dich geeignet ist.
Auch Wolfgang möchte, dass Prozessmanagement erfolgreich bei der aMIDzon eingeführt wird und hat daher frühzeitig mit Geschäftsführer Christian Lange gesprochen. Trotz anfänglichem Widerstand aufgrund der nötigen Zeit- und Investitionsressourcen, hat er ihn von seinem Projekt überzeugt und auch das Okay bekommen, eine entsprechende Software für die aMIDzon anzuschaffen. Webbasiert, benutzerfreundlich und kollaborativ, diese Kriterien sollte das neue Tool auf jeden Fall erfüllen. Nach ausgiebiger Recherche hat Wolfgang sich für Bpanda von der MID GmbH entschieden.
Nun überlegt er, wie er am besten sein Projekt-Team zusammenstellt und lädt sich dazu die Skill-Matrix der MID GmbH herunter.
Wie Du Prozessmanagement erfolgreich zusammen mit Deinen Mitarbeitern und Kollegen einführst
OFFIZIELLES GO
Budget- & Zeitressourcen wurden vom Management freigegeben.
MULTIPLIKATOREN BESTIMMEN
Starte mit ausgewählten und geeigneten Personen.
KENNTNISSE ERWEITERN
Sorge dafür, dass alle Involvierten über das Vorgehen Bescheid wissen. Ermögliche ihnen Schulungen zu Prozessmanagement und BPMN 2.0.
TANDEMS BILDEN
Nutze das Wissen Deiner Multiplikatoren, um den Personenkreis des Projekts zu erweitern und ihnen die Prozesse zu zeigen.
Wolfgang beschließt zunächst mit einem kleinen Kreis an Personen zu starten, die dann als Multiplikatoren agieren und ihr Wissen nach und nach an weitere Kolleginnen und Kollegen weitergeben sollen. Da die derzeitigen Probleme der aMIDzon besonders die Abteilungen Buchhaltung, Versand und Auftragsabwicklung betreffen, entscheidet er sich dafür, die jeweiligen Abteilungsleiter zuerst ins Projekt-Team zu holen.
Als Chefin der Zahlen kümmert sich Andrea um Abrechnungen von Zulieferern und Kollegen. Sie hat die Digitalisierung fest im Griff.
Skills:
• Zahlengenie
• durchsetzungsstark
• Zeitmanagement
Bei Jürgen ist der Kunde König. Er ist dafür verantwortlich, dass die Kunden die bestellten Produkte unbeschadet und rechtzeitig erhalten.
Skills:
• Teamplayer
• gut im Unternehmen vernetzt
• kundenorientiert
Samantha ist das Organisationstalent von aMIDzon. Sie steuert wichtige Abläufe wie Kaufabwicklungen und Stornierungen.
Skills:
• kommunikativ
• Projektmanagement
• Verständnis für Prozesse
WOMIT lege ich los?
Nachdem die strategischen Aspekte der Einführung geklärt sind, möchtest Du bestimmt so schnell wie möglich operativ beginnen, die ersten Prozesse mit Deiner Software zu dokumentieren. Vorher solltest Du Dir aber die Zeit nehmen und gemeinsam mit Deinem Kernteam ein paar Rahmenbedingungen und Regeln aufstellen, damit alle Mitarbeiter später einheitlich dokumentieren. Dies machst Du in einem sogenannten Methodenhandbuch – quasi ein interner Leitfaden, mit dem Du ein gemeinsames Verständnis für Prozessmanagement in Deinem Unternehmen schaffst.
Methodenhandbuch
Dies ist ein Dokument, in dem Du das gesamte Geschäftsprozessmanagement-Vorhaben in Deinem Unternehmen zusammenfasst. Halte hier die Grundsätze, Ziele und methodischen Überlegungen zur Einführung fest. Außerdem solltest Du wichtige Begriffe definieren, damit ein einheitliches Verständnis herrscht. Hier legst Du zudem fest, mit welcher Granularität Prozesse dokumentiert werden. Dafür definierst Du die Konventionen und Elemente für die Modellierung, von der Prozesslandschaft (inkl. Ebenen) bis hin zum Prozesselement. Auch Informationen zu den Rollen im Prozessmanagement und zu Deiner Prozessmanagement Software nimmst Du mit auf.
Modellierungskonventionen
Diese sind ein wichtiger Teil des Methodenhandbuchs, denn hier definierst Du alle Standards für die Modellierung Deiner Prozesse, sodass einheitlich dokumentiert wird und nicht jeder macht, was er/sie für richtig hält. Lege hier u.a. die Modellierungsrichtung (z.B. klassischerweise von links nach rechts) fest und definiere, wie Prozesse oder Prozessschritte benannt werden dürfen (z.B. Substantiv + Verb). Außerdem solltest Du hier vorgeben, welche Elemente auf welchen Prozessebenen erlaubt sind.
An dieser Stelle kann es auch hilfreich sein, dass Du Dir Unterstützung bei der operativen Einführung Deines Prozessmanagements holst. Oftmals bietet Dir das Unternehmen, bei dem Du Deine Prozessmanagement Software gekauft hast, zusätzliche Einführungspakete für Prozessmanagement an. Diese können u.a. Workshops, Trainings zur Software & Methodik der BPMN 2.0, Prozessberatung, und/oder Prozessmigrationen beinhalten.
Wolfgang kann es ebenfalls kaum erwarten, endlich operativ mit Prozessmanagement zu starten. Da es ihm aber sehr wichtig ist, dass Prozesse einheitlich dokumentiert werden, möchte er zuerst alles Wichtige in einem Methodenhandbuch festhalten.
An dieser Stelle holt sich Wolfgang Hilfe von den Experten der MID GmbH. Da er seine Bpanda-Lizenzen zusammen mit einem Einführungspaket für Prozessmanagement bei der aMIDzon gekauft hat, nutzt er einfach sein „Basisregeln“-Modul.
Nach einem erfolgreichen Workshop mit seinem Kernteam hat Wolfgang u.a. folgende Aspekte in einem Methodenhandbuch klar definiert (Auszug):
Die Prozesse der aMIDzon sollen hierarchisch in vier Ebenen dokumentiert werden.
Level 0
Überblick über das gesamte Unternehmen inkl. Management-, Kern- und Supportprozesse
Level 1
Zusammenhang zwischen den Geschäftsprozessen
Level 2
Geschäftsprozesse
Level 3
Unterprozesse
Level 0
Überblick über das gesamte Unternehmen inkl. Management-, Kern- und Supportprozesse
Level 1
Zusammenhang zwischen den Geschäftsprozessen
Level 2
Geschäftsprozesse
Level 3
Unterprozesse
Außerdem haben sie festgelegt, dass bei der aMIDzon vorerst die Rollen BPM-Manager, Prozessdesigner, Prozessverantwortlicher, Prozessbeteiligter und Prozessnutzer verwendet werden sollen. Gemäß der gewählten Software Bpanda wird von links nach rechts modelliert. Prozesse müssen immer mit einem Substantiv benannt werden (z.B. Auftragsabwicklung) und Prozessschritte müssen immer mindestens ein Verb beinhalten (z.B. Rechnung bearbeiten). Zudem muss jeder Prozess mit einem Auslöser starten und mit einem Ergebnis enden.
WAS ist eine Prozesslandschaft?
Methodenhandbuch – check, weiter geht’s! Nun kannst du endlich operativ mit Prozessmanagement starten. Der erste Schritt dabei ist die Erstellung einer Prozesslandschaft für Dein Unternehmen. Was das genau ist? Grob gesagt beinhaltet Deine Prozesslandschaft alle Deine Unternehmensprozesse und strukturiert sie anhand Prozesslandkarten inhaltlich sinnvoll über die verschiedenen Ebenen (Level 0 bis Level xx). Hierdurch werden Deine Prozesse in eine hierarchische Reihenfolge gebracht und Deine Prozesshierarchie entsteht.
Dargestellt wird die Prozesslandschaft mit einer bzw. mehreren verknüpften Prozesslandkarten. Eine Prozesslandkarte ist dabei die bildliche Darstellung Deiner thematisch gruppierten Prozesse je Ebene. Sie zeigt Dir, in welcher Beziehung einzelne Prozesse miteinander stehen. Die Prozesslandkarte auf Level 0 gibt dir zum Beispiel den kompaktesten Überblick und bildet klassischerweise Deine Management-, Kern- und Supportprozesse ab. Betrachte sie als eine Art Navigationshilfe, mit der Du top-down ganz einfach bis zum Unterprozess navigieren kannst.
In folgendem Video erklären wir Dir die Zusammenhänge zwischen Prozesslandschaft, Prozesslandkarten und Ebenen mit einem kurzen, anschaulichen Beispiel.
Allgemein ist die Erstellung der Prozesslandschaft kein einfacher Schritt auf dem Weg zum prozessorientierten Unternehmen, aber ein äußerst wichtiger. Wir empfehlen Dir dringend, mit Deinem Kernteam und am besten auch mit Deiner Geschäftsführung genügend Zeit in die Erstellung zu investieren. Da die Ermittlung der Management-, Kern- und Supportprozesse alle Bereiche des Unternehmens betrifft, solltet ihr besonders strukturiert und methodisch vorgehen.
Wie Du Deine Prozesslandschaft abbildest, bleibt Dir überlassen. Einige Prozessmanagement Tools bieten die Möglichkeit, Prozesslandkarten direkt in der Software zu erstellen, andere ermöglichen Dir das Ganze als Bild zu importieren. Generell gibt es kein richtig oder falsch beim Aussehen der Prozesslandschaft, denn sie ist individuell und von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich! Hier zeigen wir Dir drei Beispiele, wie unterschiedlich Prozesslandschaften aussehen können:
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Auch Wolfgang steht nun vor der Aufgabe, die Prozesse der aMIDzon über Prozesslandkarten hierarchisch darzustellen. Da er weiß, dass dies ein sehr wichtiger Schritt bei der Einführung von Prozessmanagement im Unternehmen ist und er bisher noch nie eine Prozesslandkarte erstellt hat, beschließt er, sich Hilfe zu holen. Er fragt Katja, Prozessberaterin bei der MID GmbH, wie er die Prozesslandschaft am besten methodisch angehen sollte.
Sie rät ihm, in vier Schritten vorzugehen: 1. Brainstorming, 2. Clustern, 3. Prozesslandkarte Level 0 abbilden, 4. Prozesslandkarten darunter abbilden.
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Schritt 1: Brainstorming
Genauso möchte Wolfgang vorgehen. Er stellt ein Meeting mit seinem Kernteam und Geschäftsführer Christian Lange ein, um gemeinsam darüber zu sprechen, welche Prozesse in der aMIDzon vorhanden sind. Als Input nutzen sie dabei bisher erstellte WORD- und EXCEL-Dokumente, in denen teilweise schon Abläufe der aMIDzon beschrieben wurden. Beim gemeinsamen Brainstorming fallen ihnen aber noch weitere Prozesse ein, die bisher noch in keinem Dokument auftauchen. Wolfgang notiert jeden Prozess einzeln auf einem Post-It und klebt sie alle auf ein Whiteboard. Am Ende des Brainstormings sind die fünf ganz schön erstaunt, wie voll das Whiteboard tatsächlich geworden ist.
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Schritt 2: Clustern der Prozesse
Nun möchte Wolfgang die Prozesse in Management-, Kern- und Supportprozesse einteilen. Er erklärt den anderen zunächst nochmal den Unterschied zwischen diesen drei Prozesstypen:
- Managementprozesse (MP) sind alle wertschaffenden Prozesse, die die strategische Richtung der aMIDzon vorgeben.
- Kernprozesse (KP) hingegen sind wertschöpfende Prozesse, also die, mit denen die aMIDzon Geld verdient.
- Als Supportprozesse (SP) sind die wertsichernden Prozesse einzustufen, sie sichern die Funktionsfähigkeit der aMIDzon.
Dann teilt Wolfgang sein Whiteboard in drei Bereiche ein und gemeinsam besprechen sie, wohin die Prozesse einzuordnen sind. Dabei achtet Wolfgang besonders darauf, dass das Clustern sich auch wirklich auf die Prozesse bezieht und nicht die Wichtigkeit von (Support-)Bereichen in Frage gestellt wird. Am Ende haben sie das Board nicht nur in die drei Bereiche unterteilt, sondern auch erste Prozesse hierarchisch unter andere geklebt. Wolfgang ist klar, dass es bestimmt noch nicht alle Prozesse der aMIDzon sind, aber ein sehr guter erster Stand, mit dem er weiterarbeiten kann.
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Schritt 3: Prozesslandkarte auf Level 0 darstellen
Es ist geschafft und Wolfgang ist mehr als begeistert über das Ergebnis der gemeinsamen Diskussion. Auch wenn das Team letztendlich etwas länger als geplant gebraucht hat, hat sich die Zeitinvestition definitiv gelohnt. Jeder hat seinen Teil beigetragen und so für mehr Transparenz für alle gesorgt. Dadurch haben Andrea, Jürgen, Samantha und auch Christian Lange bereichsübergreifend mehr über die Prozesse und deren Abhängigkeiten untereinander gelernt. Eine Win-win-Situation für alle!
Nun macht Wolfgang sich ans Werk, die Level 0-Prozesslandkarte der aMIDzon in Bpanda zu erstellen. Er entscheidet sich dafür, die Managementprozesse als oberen Rahmen abzubilden und die Supportprozesse als unteren Rahmen. In der Mitte der Prozesslandkarte stellt er alle Kernprozesse dar. Nach konzentrierter Arbeit präsentiert Wolfgang dann stolz seine erste Prozesslandkarte, die einen kompakten Einblick in die Prozesslandschaft der aMIDzon gibt. Er publiziert sie direkt in Bpanda, damit sein Kernteam diese auch sehen kann.
Schritt 4: Prozesslandkarten darunter erstellen
Ausgestattet mit der obersten Prozesslandkarte, schaut Wolfgang erneut auf die Ergebnisse des Brainstormings und der Clusterung. Ihm ist klar, dass er derzeit maximal noch vereinzelte Prozesslandkarten für Level 1 der aMIDzon Prozesshierarchie erstellen kann. Durch die erste hierarchische Anordnung der Post-Its weiß er, welche Prozesse inhaltlich unter bestimmte Bereiche gehören. Er weiß jedoch nicht, wie die Prozesse und Unterprozesse genau aussehen, da ja lediglich die Prozessnamen auf den Post-Its stehen. Erst wenn die Prozesse (Level 2) und Unterprozesse (Level 3) mit den einzelnen Schritten abgebildet sind (ab W6), ist die Prozesslandschaft der aMIDzon vollständig.
Wolfgang zeigt seinem Team den bisherigen Stand und erinnert sie daran, dass diese Prozesslandkarten zum jetzigen Zeitpunkt Version 1 sind. Da Prozessmanagement neu eingeführt wird, ist jeder weitere aufgenommene Prozess ein weiteres Puzzlestück, was das Gesamtbild, also das Prozessgeschehen bei der aMIDzon, vervollständigen wird. Die Prozesslandkarte „lebt“ und entwickelt sich quasi mit Wolfgang und dem Fortschritt der Einführung von Prozessmanagement mit. Es werden also noch viele weitere Versionen nach dieser ersten folgen. Nur so kann auch eine stets aktuelle und gelebte Prozessdokumentation entstehen.
WELCHE Prozesse sollte ich als erstes dokumentieren?
Durch die Erstellung Deiner Prozesslandkarte hast Du schon eine Auswahl an Prozessen, die es zu dokumentieren gilt. Nun solltest Du Dich aber entscheiden, mit welchen Prozessen Du startest. Klar sind alle Prozesse wichtig, was die Entscheidung nicht leichter macht, aber Du kannst nicht alle gleichzeitig dokumentieren. Damit Du Dich allerdings nicht verzettelst und unnötig viel Zeit verlierst, solltest Du einen Fokus setzen. Unser Tipp ist hier: Identifiziere ein paar kritische Prozesse und starte mit diesen. Es gibt mehrere Ansätze und Blickwinkel, welche Prozesse dies bei Dir sein könnten.
Bestimmt fallen Dir auf Anhieb Prozesse ein, bei deren Ausführung es immer wieder zu Problemen kommt. Vielleicht haben sich Abläufe oder Prozessschritte und Verantwortlichkeiten geändert und es haben nicht alle mitbekommen. Diese Prozesse können ja auch nicht gut laufen, wenn sie vielen unbekannt sind. Oftmals ist bei besonders problematischen Prozessen auch eine gewisse Dringlichkeit gegeben. Wenn diese zum Beispiel der ausschlaggebende Grund sind, weshalb Du nun Prozessmanagement bei Dir im Unternehmen einführst, dann solltest Du auch genau diese Prozesse zuerst dokumentieren.
Kritische Prozesse können aber auch solche sein, die immer wieder zu vielen Diskussionen führen. Die Ausführung verläuft dadurch schleppender und ggf. sogar nicht termingerecht. Das nervt nicht nur die eigenen Mitarbeiter, sondern auch die Kunden. Dadurch leidet die Zufriedenheit und Kundenbeschwerden nehmen zu, was sich natürlich schlecht aufs Business auswirkt. Gleiches kann bei Prozessen passieren, bei denen viele verschiedene Personen oder Abteilungen involviert sind. Wenn die Zusammenarbeit und Übergabe von Prozessschritten nicht reibungslos laufen, führt dies oft zu unnötigen Verzögerungen und Unklarheiten. Teilweise schieben sich die Abteilungen dann sogar gegenseitig die Schuld zu. Auch solche Prozesse solltest Du priorisieren.
Setze Dich mit Deinem Kernteam zusammen. Ganz wichtig ist es in dieser Phase, mit beiden Seiten zu sprechen, mit den Prozessverantwortlichen und auch mit den Prozessausführenden. Denn nur so bekommst Du ein realistisches Bild davon, welche Prozesse derzeit wirklich kritisch ablaufen und kannst eine gute Entscheidung treffen.
Auch Wolfgang überlegt, wie er nun vorgehen möchte. Ihm fallen sofort einige Prozesse ein, die derzeit problematisch sind. Es gab so viele Veränderungen in der aMIDzon in letzter Zeit: die Einführung des Online-Shops, der zusätzliche Standort, die geänderten Lagerstandorte der Versandprodukte und dann auch noch die klar gestiegene Beschwerdequote der Kunden. Je mehr er darüber nachdenkt, desto mehr Prozesse wandern auf seine absolute Prioliste. Mal möchte er mit den Prozessen beginnen, die sich verändert haben und dann wieder mit den bekannten Prozessen, die aber derzeit schlecht laufen. Gar nicht so einfach.
So kommt Wolfgang nicht weiter. Nun hat er zwar eine immer länger werdende Liste mit möglichen ersten Prozessen, aber seitdem dreht er sich nur noch im Kreis. Schau Dir an, wie er dann vorgegangen ist, um die ersten vier Prozesse der aMIDzon zu identifizieren, die er im nächsten Schritt dokumentieren wird.
WIE dokumentiere ich Prozesse am besten?
Nun weißt Du also, mit welchem Prozess Du starten möchtest. Damit Du diesen und auch alle weiteren Prozesse in Deinem Unternehmen aber auch erfolgreich dokumentieren kannst, brauchst Du allerdings noch zwei weitere Komponenten: 1. Die Fähigkeit, Prozesse zu dokumentieren und 2. das Wissen, wie der Prozess überhaupt aussieht.
1. Die Fähigkeit, Prozesse zu dokumentieren
Natürlich gibt es nicht nur eine Möglichkeit, Prozesse zu dokumentieren. Es gibt sogar erstaunlich viele – von Alltagstools wie Visio, Excel und Word bis hin zu professionellen Modellierungssprachen wie EPK oder BPMN 2.0. Für was Du Dich entscheidest, bleibt letztendlich Dir überlassen.
Unsere Empfehlung ist ganz klar BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation)!
BPMN 2.0 ist der aktuelle Industriestandard für die grafische Darstellung von Geschäftsprozessen und wird quasi von jeder modernen Prozessmanagement Software unterstützt. Warum Du Deine Prozesse mit BPMN 2.0 dokumentieren solltest? Weil es Dir drei klare Vorteile bietet:
Einheitliche SpracheBPMN 2.0 besteht aus einer bestimmten Anzahl von ausdrucksstarken Elementen. Dadurch dass alle die gleichen Elemente beim Dokumentieren zur Verfügung haben, ist die Darstellung der Prozesse immer gleich. Durch diese einheitliche Sprache gibt es klare Regeln mit wenig Spielraum für eigene Interpretationen und Missverständnissen. So baust Du eine einheitlich transparente Doku auf.
Intuitiv zu verstehenDurch die grafische Darstellung mit BPMN 2.0 fällt es besonders Mitarbeitern, die bisher keine Erfahrung mit Prozessmanagement haben, viel leichter, die dargestellten Abläufe zu „lesen“ und auch zu verstehen. Die Infos sind zusammenhängend an einem Ort dargestellt und niemand muss dazu in zwei Listen und drei Word-Dokumenten nachschauen.
Basis für Austausch & AutomationImmer mehr Unternehmen setzen auf BPMN 2.0 als einheitliche Prozesssprache, wovon auch Du via Best Practices profitieren kannst. Außerdem basiert diese Prozesssprache technisch auf dem BPMN XML Format, welches Du zum Austausch mit anderen Prozessmanagement Werkzeugen, aber auch zu einer möglichen späteren Prozessautomatisierung verwenden kannst.
Eine Übersicht über die Elemente der BPMN 2.0 findest Du u.a. in übersichtlichen Postern.
Aber Achtung: Es reicht auf keinen Fall aus, dass Du Dir die Elemente einfach nur anschaust und dann nach Gefühl einsetzt! Gleiches gilt auch für die hilfreiche Notationsprüfung, die bei manchen Prozessmanagement-Tools integriert ist. Sie weist Dich zwar wie eine Rechtschreibprüfung auf einfache (Flüchtigkeits-)Fehler beim Modellieren mit BPMN hin, kann aber wie bei einer Fremdsprache auch, keine fehlenden BPMN-(Sprach-)Kenntnisse ersetzen.
Um die BPMN korrekt anzuwenden, musst Du wissen, wie Du welches Element in welcher Situation richtig einsetzt und auch den Kontext zwischen den Elementen richtig herstellst. Dies lernst Du am besten in einem professionellen Training. Wir empfehlen Dir und Deinem Kernteam z.B. ein Training mit Fokus auf Prozessmodellierung in BPMN 2. Hier lernst Du nicht nur die Elemente kennen, sondern auch deren Verwendung in der Praxis. Gerade wenn Du Prozessmanagement bei Dir im Unternehmen professionell und nachhaltig etablieren möchtest, solltest Du schon wissen, wovon Du sprichst. Ohne Expertise wirst Du von Deinen Kollegen und Vorgesetzten nicht ernst genommen und es schwer haben, sie von den Vorteilen eines prozessorientierten Unternehmens überzeugen zu können.
2. Das Wissen, wie der Prozess aussieht
Sobald Du im Umgang mit BPMN 2.0 fit bist, musst Du nun in Erfahrung bringen, wie der Prozess, den Du dokumentieren möchtest, überhaupt abläuft, also aus welchen Schritten er besteht und wer für welchen Schritt verantwortlich ist. Dies nennt sich Prozesserhebung oder auch Prozessaufnahme. Hierfür ist es notwendig, dass Du Dich sowohl mit der Person, die die Prozesse verantwortet als auch mit Personen, die sie letztendlich ausführen, zusammensetzt. Besprich mit allen gemeinsam in einer Art Prozessinterview, wie der Prozess tatsächlich abläuft, statt Dir von jedem ein Dokument zuschicken zu lassen. Um das realistischste und präziseste Bild des Prozessablaufs zu erhalten, ist die aktive, gemeinsame Kommunikation der beste und effizienteste Weg. Sonst läufst Du Gefahr, 10 verschiedene Versionen eines Prozesses geschickt zu bekommen – und wie sollst Du dann wissen, welches die korrekte Version ist?! Im Vorfeld des Prozessinterviews solltest Du den anderen Teilnehmern ganz klar mitteilen, was das Ziel der Besprechung ist und sie bitten, vorbereitet zu erscheinen. Somit wird die Diskussion konkreter und zielführender.
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Falls bereits eine Art von Prozessdokumentation bei Dir im Unternehmen vorhanden ist – und wenn es auch nur ein paar Listen oder einfache Prozessbeschreibungen sind – kann es durchaus nicht schaden, diese als Gesprächsgrundlage mit in die Diskussion zu nehmen. Außerdem solltest Du Dich am Anfang der Prozesserhebung entscheiden, ob Du den derzeitigen Stand des Prozesses herausfinden möchtest (IST-Prozess) oder den optimalen Ablauf des Prozesses (SOLL-Prozess). Oftmals ist es einfacher, zuerst einmal mit dem IST-Prozess zu starten und diesen zu dokumentieren. Dies geht schneller und hilft Dir kurzfristig die fehlende Transparenz zu schaffen. Sobald diese dann gegeben ist, kannst Du nach und nach den Prozessablauf hin zum SOLL-Prozess verändern und damit auch optimieren.
1+2=3. Den Prozess dokumentieren
Nun kannst Du damit beginnen, den ersten Prozess in Deiner Prozessmanagement Software mit den verschiedenen BPMN-Elementen zu dokumentieren. Aber keine Sorge, Du kannst auch langsam beginnen und Dich von einer einfachen Prozessbeschreibung in Worten hin zum ausführlich modellierten Prozess vorarbeiten. Je nachdem wie komplex der Prozess ist und wie viele Personen involviert sind, lohnt es sich ggf. iterativ bei der Prozessdokumentation vorzugehen und zuerst den sogenannten Happy Path abzubilden.
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Der Happy Path ist der „glückliche Durchlauf“ eines Prozesses, also die einfachste, geradlinige Beschreibung des Prozesses ohne Verzweigungen oder Sonderfälle, quasi das Grundgerüst des Prozesses. Dieses Grundgerüst sollte durch drei Informationen abgedeckt werden: Titel, Beschreibung und Verantwortlicher pro Prozessschritt. Diese Informationen reichen aus, damit Du den Prozess im Kern bereits grafisch mit Prozessschritten (Tasks) und Verantwortlichkeiten (Lanes) abbildest – eine perfekte Basis, die Du dann mit spezifischen BPMN-Elementen wie Gateways oder Ereignissen stetig erweitern kannst.
Auch Wolfgang ist nach erfolgreichem Workshop höchst motiviert, den ersten Prozess zu dokumentieren. Seine Prozessmanagement Software Bpanda bietet ihm dafür drei Möglichkeiten, die aufeinander aufbauen.
- Wolfgang kann Prozesse nur mit Text beschreiben. Für jeden Prozess wird dann automatisch ein Prozesssteckbrief erstellt, den er mit weiteren Infos wie Verantwortlichen und Anhängen erweitern kann.
- Er kann den Happy Path nutzen und so durch Ausfüllen von Titel, Beschreibung und Verantwortlichen das Grundgerüst des Prozesses ganz leicht erstellen.
- Dann gibt es noch den Modeler, mit dem Wolfgang den Prozess mittels BPMN 2.0-Elementen komplett abbilden bzw. erweitern kann.
Da Wolfgang sich für ein professionelles Prozessmanagement mit BPMN 2.0 entschieden hat und auch zunächst hauptsächlich für die Prozesserhebung sowie -dokumentation bei der aMIDzon verantwortlich sein wird, beschließt er, sich zunächst die nötigen Kenntnisse für den Modeler anzueignen. Gemeinsam mit seinem Kernteam besucht er eine BPMN 2.0-Schulung bei der MID und absolviert ein Training für Prozessmodellierer.
Im Training lernt Wolfgang sämtliche BPMN-Elemente kennen, bekommt aber auch gesagt, dass für einen leichten Einstieg in die Prozessdokumentation schon ein kleines Elemente-Set ausreicht. Eine gute Übersicht über die wichtigsten BPMN-Elemente für den step-by-step Start in die Welt der Prozessdokumentation bietet ihm der BPM-Doku Guide „In 3 Schritten zum BPMN-Prozess“.
Anschließend stellt Wolfgang in Bpanda ein, welche BPMN-Elemente er zunächst für die Prozessdokumentation verwenden möchte und erweitert entsprechend das Methodenhandbuch der aMIDzon. Nun ist er gerüstet, um gemeinsam mit seinem Kernteam das erste Prozessinterview zu führen. Es geht um den Auftragsabwicklungs-Prozess. Er lädt Oliver und Sophie ein, beim Gespräch dabei zu sein, da beide täglich den Prozess ausführen. Da dies ja der erste Prozess sein wird, den Wolfgang dokumentieren wird, lauscht er gespannt den Infos, die er von den verschiedenen Leuten erhält und stellt viele Rückfragen, wer für welchen Prozessschritt genau verantwortlich ist. Am Ende hat er eine ziemlich klare Vorstellung von dem Prozess. Auch wenn die Diskussion teilweise schon langwierig war, ist Wolfgang sich sicher, dass dies mit jedem Prozessinterview besser werden wird.
Anschließend macht Wolfgang sich ans Werk und nutzt zuerst den Happy Path in Bpanda, um das Grundgerüst des Auftragsabwicklungs-Prozesses zu erstellen. Sobald dieses steht, öffnet er den Prozess im Modeler von Bpanda und erweitert ihn um Start- und Endereignisse, Gateways, Unterprozesse und Artefakte. Schon ist die erste Version des Auftragsabwicklungs-Prozesses modelliert und Wolfgang bittet sein Kernteam sowie Oliver und Sophie mittels der Review-Funktion in Bpanda um Feedback. Das Ergebnis: Oliver merkt an, dass ein Prozessschritt fehlt, während Sophie zurückgibt, dass an zwei Stellen die falschen Verantwortlichen hinterlegt sind. Wolfgang arbeitet das Feedback ein und dann ist es soweit: Er gibt den ersten Prozess der aMIDzon frei!
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Empfehlung von Wolfgang: Teste jetzt Bpanda 30 Tage kostenlos und unverbindlich!
Wolfgang ist erstaunt, wie leicht es ihm als Neuling in der Welt der Prozesse gefallen ist, mit Bpanda die ersten Prozesse der aMIDzon zu dokumentieren. Er empfiehlt Dir, es direkt einmal selbst in Bpanda auszuprobieren!
Nutze dazu unseren kostenlosen 30-tägigen Bpanda Testzugang. Während dieser Zeit kannst Du alle Funktionen von Bpanda in vollem Umfang verwenden. Nutze unser Demomaterial oder erstelle Deine eigenen Prozesse textuell, mit Happy Path oder BPMN 2.0-konformem Modeler. Lade bis zu 5 weitere Personen ein, gemeinsam mit Dir den Feedback-Prozess auszuprobieren und anschließend den Prozess mittels Job live zu durchlaufen.
Wolfgang hat es geschafft! Die ersten Prozesse sind in Bpanda dokumentiert und viele weitere werden folgen. Er hat somit alle 6W’s umgesetzt.
Doch ist damit Prozessmanagement wirklich schon erfolgreich bei der aMIDzon eingeführt?
Wie es nach den ersten Prozessen nun weitergeht…
Wow! Du bist mit Deiner Einführung von Prozessmanagement schon wirklich weit gekommen. Blicken wir kurz zurück: Du hast Dir strategisch überlegt, wozu Du Prozessmanagement einführst und ein verlässliches Tool sowie ein super Team ausgewählt. Taktisch hast Du die Regeln für Prozessmanagement in Deinem Unternehmen festgelegt und operativ bereits begonnen, Deine Prozesslandschaft darzustellen sowie erste Prozesse zu dokumentieren. Ein wahrer Erfolg! Aber wie geht es nun weiter? Wie bringst Du nun Prozessmanagement in Dein „daily business“? Und wie kannst Du dafür sorgen, dass Dein Prozessmanagement-Vorhaben „on track“ bleibt, die Prozessdoku gepflegt und gelebt wird?
Fragen, die sich Wolfgang auch gestellt hat. Er weiß mittlerweile, dass eine erfolgreiche Einführung von Prozessmanagement nicht bei den dokumentierten Prozessen endet. Ab jetzt beginnt das Management der Prozesse, also die kontinuierliche Pflege und auch Optimierung der Prozesse. Es gibt zudem viele weitere Einflussfaktoren, mit denen Du den Erfolg Deiner Prozessmanagement-Einführung nachhaltig sichern kannst. Wolfgang hat Dir seine Ratschläge hier übersichtlich aufgelistet:
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Nun kennst Du Wolfgangs Prozessmanagement-Story. Hoffentlich kannst auch Du von seinen Erfahrungen profitieren.
Wir sind sehr gespannt, wie Dein Weg zur erfolgreichen Einführung von Prozessmanagement in Deinem Unternehmen aussehen wird. Wenn wir Dich bei Deinem Start unterstützen sollen, melde Dich gerne bei uns unter info@bpanda.com!
