be informed – Prozesse problemlos finden und verstehen
Prozesslandkarte
Die Prozesslandkarte dient als grafischer Einstieg in die Prozesslandschaft Deines Unternehmens. Mit ihr gelingt es Dir, ein strukturiertes und zentrales Abbild all Deiner Prozesse zu kreieren und allen im Unternehmen zur Verfügung zu stellen. Du kannst dabei die Prozesslandkarte ganz leicht an Dein Unternehmen anpassen, denn so individuell wie Dein Unternehmen aufgebaut ist, so einzigartig ist auch das Abbild Deiner Prozesse. Mit der Prozesslandkarte kannst Du also die Zusammenhänge zwischen Deinen Prozessen und den Unternehmensbereichen herstellen. Dabei sind die verschiedenen Bereiche und Ebenen klickbar, sodass sich alle Bpanda Nutzer ganz einfach durch die Prozesslandkarte navigieren können. Wie Du Deine eigene Landkarte aufbaust, findest Du hier.
Prozessübersicht
Die Prozessübersicht erscheint beim Aufruf der Prozessseite als Erstes und enthält die wichtigsten Informationen zum Prozess. Diese sind verständlich aufbereitet und werden in Textform präsentiert. Das hilft vor allem Dir als Prozessnutzer dabei, den vorliegenden Prozess zu verstehen und das ganz ohne Modellierungskenntnisse. Neben der Prozessbeschreibung kannst Du auch die hinzugefügten Anhänge ansehen. Außerdem erhältst Du einen Überblick über Prozessverantwortliche und -beteiligte, sodass nicht nur klar ist, wer am Prozess mitwirkt, sondern auch wer für was verantwortlich ist. Durch die kompakt dargestellten Informationen bekommst Du einen Einblick in die für Dich relevanten Aspekte.
Guide
Der Guide führt Dich als Prozessnutzer einfach und Schritt für Schritt durch das Prozessdiagramm. Zusätzlich zum Prozessschaubild werden die für die einzelnen Prozessschritte relevanten Informationen in Textform erläutert. Die Guide-Navigation erlaubt nicht nur die lineare Abfolge einzelner Prozessschritte, sondern es können auch Entscheidungen durchlaufen werden. Auf diese Weise bekommst Du auch ohne Kenntnisse der Business Process Model and Notation (BPMN) einen Einblick in die Prozessabläufe Deines Unternehmens. Dies ist die ideale Basis, um Prozesse innerhalb kürzester Zeit lesen und verstehen zu können.
be creative – Prozesse selbst modellieren und erweitern
Textuelle Prozessbeschreibung
Die textuelle Prozessbeschreibung ist die einfachste Form, Deinen Arbeitsablauf zu dokumentieren und gleichzeitig der erste Schritt hin zu einer prozessorientierten Organisation. Sie eignet sich vor allem für einfache, wenig komplexe Prozesse und Modellierungseinsteiger ohne BPMN-Kenntnisse. Dank der pragmatischen Herangehensweise kann jeder im Unternehmen sofort loslegen und seine Arbeitsschritte selbstständig erfassen. Das sorgt für Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Unternehmensprozesse auch über Abteilungsgrenzen hinweg.
Happy-Path-Editor
Die Prozesserfassung mit dem Happy-Path-Editor geht über die reine textuelle Prozessbeschreibung hinaus und ermöglicht die Dokumentation BPMN-konformer Prozesse. Diese werden mit Hilfe des tabellengestützten Editors nach Informationseingabe automatisch erstellt. So profitierst auch Du, egal ob Einsteiger oder Gelegenheitsmodellierer, von der einfachen Bedienbarkeit des Happy-Path-Editors. Dieser befähigt Dich, ganz ohne Schulungsaufwand und ohne Vorkenntnisse, selbst Prozessmodelle zu erstellen. Auch für Modellierungsexperten stellt der Editor eine Arbeitserleichterung dar. Die schnell und einfach erstellten idealtypischen Prozesse können nämlich jederzeit im Modeler erweitert und detaillierter gestaltet werden. Das schafft Flexibilität und gewährleistet eine reibungslose Arbeitsweise.
Modeler
Als Modellierungsexperte kannst Du mit dem integrierten Modeler komplexere Prozesse einfach erstellen und dabei auf alle grundlegenden Notationselemente der Business Process Model and Notation (BPMN) zurückgreifen. Dir stehen alle Elemente, wie beispielsweise Ereignisse, Bedingungen und Entscheidungen zur Verfügung. So lassen sich auch alternative Arbeitsschritte problemlos modellieren. Auch Prozessänderungen und/oder -erweiterungen kannst Du mit dem Modeler schnell und unkompliziert vornehmen. Er steht ebenso auf mobilen Geräten zur Verfügung, sodass die Unternehmensprozesse jederzeit und überall dokumentiert werden können.
be connected – Prozesse gemeinsam entwickeln und evaluieren
Prozessvorschläge einreichen
Um all Deine Kollegen in die Gestaltung Eurer Prozesslandschaft einzubeziehen, stellen wir Dir den Prozess ‚Prozessvorschlag einreichen‘ zur Verfügung. Jeder Nutzer kann darüber ganz unkompliziert seine Ideen einbringen und selbst zum Initiator für neue oder noch nicht erfasste Prozesse in Bpanda werden. Der BPM-Manager erhält diesen Vorschlag, untersucht die Idee und dokumentiert seine Bewertung innerhalb des Prozesses. So kann der Initiator direkt in Bpanda nachvollziehen, ob der Prozess in die Dokumentation aufgenommen wird, der Prozess schon dokumentiert ist oder, ob sein Vorschlag abgelehnt wird. Mittels ‚Prozessvorschlag einreichen‘ vervollständigst Du Deine Prozesslandkarte Stück für Stück und lebst die kollaborative Prozesserstellung nachhaltig bei Dir im Unternehmen.
Freigabeprozess
Prozesse gelten nicht per se, sodass es sich lohnt, sie zu diskutieren, um sie besser zu machen. Um dies zu gewährleisten, unterliegen Prozesse in Bpanda vor der Veröffentlichung einem Freigabeprozess, welcher auch flexibel an die Bedürfnisse des Kunden angepasst werden kann. Der gesamte Freigabeprozess für eine Prozessversion kann aber auch verworfen werden, wenn die Version beispielsweise obsolet geworden ist. Als Prozessverantwortlicher kannst Du für eine importierte oder eingereichte Prozessversion den Freigabeprozess starten und ihre Überprüfung steuern, bevor sie für das gesamte Unternehmen veröffentlicht wird. So wird sichergestellt, dass die veröffentlichten Prozesse die notwendigen Qualitätsanforderungen erfüllen und inhaltlich korrekt sind. Vor allem für Unternehmen, die regulatorische Vorgaben in ihrem operativen Tagesgeschäft umsetzen möchten, sind Freigabeprozesse unverzichtbar.
Review
Ein Review ist ein grundsätzlicher Bestandteil des Freigabeprozesses für neue Prozessversionen. Als Prozessverantwortlicher kannst Du Reviewteilnehmer bestimmen, um über das Review die Meinung von wichtigen Wissensträgern einzuholen. Deren Aufgabe ist es dann, den Prozess und seine Inhalte zu begutachten, Feedback in Form von Kommentaren zu geben und mit anderen Beteiligten zu diskutieren. Das Review gibt als Ergebnis eine Empfehlung bezüglich der Freigabe der Prozessversion. So wird die teamübergreifende Zusammenarbeit gefördert und das Wissen aller am Prozess Beteiligten fließt in die Dokumentation der Abläufe Deines Unternehmens ein.
Q&A
Wenn Du zu einem Prozess eine Frage hast, dann kannst Du sie im Bereich Q&A anbringen. Dort findest Du auch die Antworten auf Fragen, die andere bereits zum Prozess gestellt haben. So wird das Wissen rund um den Prozess in Form von Fragen und Antworten an diesem gebündelt und ist für alle Nutzer überall und jederzeit sichtbar, die auch auf den Prozess zugreifen können. Außerdem werden Prozessverantwortliche entlastet, da das im Unternehmen verteilte Wissen genutzt wird und die Prozessbeteiligten selbst die aufkommenden Fragen beantworten können. Auf diese Weise wird dezentraler Rechercheaufwand minimiert. Außerdem werden alle im Unternehmen, die an Prozessen beteiligt sind, motiviert, ihr Wissen und ihre Erfahrung auch teamübergreifend mit den Kollegen zu teilen.
be efficient – Prozesse aktiv leben und optimieren
Job-Wizard
Anhand von sogenannten Jobs durchläufst Du Deine Prozesse live und in Echtzeit und etablierst auf diese Weise nicht nur ein aktives, sondern auch ein gelebtes Prozessmanagement in Deinem Unternehmen. Betrachte einen Job dabei als einen Human Workflow. Dieser unterstützt im Gegensatz zu einer Prozessautomatisierung alle Beteiligten optimal bei der Ausführung der zugewiesenen manuellen Arbeitsschritte. So wird kein Schritt vergessen und alles nachvollziehbar dokumentiert. Grundsätzlich kannst Du für jeden aktuell gültigen und freigegebene Prozess einen bzw. mehrere Jobs erstellen. Der Job-Wizard unterstützt Dich beim Erstellen eines Jobs, wofür nur ein eindeutiger Titel und idealerweise eine Deadline notwendig sind. Die Deadline hilft dabei allen, ihre jeweiligen Aufgaben im Prozess im Blick zu behalten und sorgt dafür, dass zeitkritische Jobs rechtzeitig erledigt werden.
Activity Stream
Alle Jobs können von den Prozessbeteiligten einzeln aufgerufen werden. So hast Du jederzeit Zugang zum aktuellen Prozessstand in Echtzeit. Dank des Activity Streams kannst Du einfach nachvollziehen, was bisher wann an Aktivitäten gelaufen ist, also z.B. wer welchen Task gestartet bzw. abgeschlossen hat. Jeder kann Rückfragen direkt hier im Activity Stream stellen, sodass die Kommunikation nicht über zahlreiche Kanäle verteilt wird, sondern an einer Stelle bleibt. Diese genaue und chatähnliche Protokollierung fördert die reibungslose Kollaboration und Kommunikation der Prozessbeteiligten. Dies ist besonders bei Prozessen, die bereichsübergreifend ablaufen, von Vorteil. Nach jedem abgeschlossenen Schritt wird der Job an den nächsten Verantwortlichen übergeben und so dafür gesorgt, dass der Prozess weitergelebt wird.
Analyse Jobs-Dashboard
Jeder Job ist eine verlässliche Quelle für wichtige Daten zu Deinen laufenden Prozessen, welche Du Dir aufbereitet als Analyse im Dashboard anschauen kannst. Anhand verschiedener Listen, Kennzahlen und Grafiken erhältst Du für jeden Prozess einen kompakten Einblick, welche und wie viele Jobs aktuell laufen, innerhalb bzw. nach der Deadline abgeschlossen und/oder abgebrochen wurden. Aus den realen Durchlaufzeiten der Jobs lässt sich erkennen, wie reibungslos die Prozessabläufe sind. Dies gilt besonders für sich regelmäßig wiederholende Prozesse. Diese Transparenz über Deine laufenden Prozesse ermöglicht Dir ein realistischeres Bild Deines Prozessmanagements. Auf diese Weise lassen sich Schwachstellen schneller erkennen und beheben. Natürlich ist die Analyse Deiner Jobs auch eine objektive und damit ideale Grundlage für die kontinuierliche Verbesserung Deiner Prozesse.
Ausführliche Informationen zu Jobs findest Du hier sowie in den Release Notes.
be aligned – Anwendungen einfach und zentral managen
Einfaches Anlegen und Pflegen von Anwendungen
Mit Bpanda managst Du ganz einfach die gesamte Anwendungslandschaft Deines Unternehmens an einem Ort. Eine Anwendung kann zum Beispiel eine Software wie Microsoft Excel oder Innovator von der MID sein, die Du für die Ausführung eines Prozessschritts benötigst. Lege mit wenigen Klicks Deine Anwendungen an, notiere hilfreiche Produktdaten wie den Anwendungsnamen sowie den Hersteller und füge einen kurzen Beschreibungstext hinzu. Zudem gibt es in Bpanda die Rolle des Anwendungsverantwortlichen. Er wird direkt mit der ihm zugehörigen Anwendung verknüpft, sodass er sich anschließend eigenständig um die Pflege der Anwendung kümmern kann. Mit dieser Rolle ist für alle Bpanda Nutzer außerdem transparent und schnell ersichtlich, wer für die Anwendung und deren Instandhaltung zuständig ist. Jede Anwendung musst Du nur einmal in Bpanda anlegen und kannst diese anschließend an all Deinen Prozessen oder Prozesselementen hinterlegen.
Verknüpfen von Anwendungen mit Prozessen
Um den Zusammenhang zwischen Deinen Prozessen und Anwendungen herzustellen, verknüpfst Du als BPM-Manager oder Prozessverantwortlicher Deine Anwendungen mit den dazugehörigen Prozessen. Wird die Anwendung für den kompletten Prozess benötigt, hinterlegst Du sie am Prozess selbst. Für den Fall, dass eine Anwendung nur für bestimmte Prozessschritte oder von bestimmten Verantwortungsbereichen verwendet wird, verknüpfst Du sie nur mit einem Prozesselement oder einer einzelnen Lane. So können alle Bpanda Nutzer nachvollziehen, welche Anwendungen für die Ausführung eines Prozesses erforderlich sind.
Auswertungen von Anwendungen im Dashboard
In Deinem Dashboard für Anwendungen findest Du exakte Auswertungen über Deine unternehmensweite Anwendungslandschaft. So behältst Du als BPM-Manager und Anwendungsverantwortlicher die Zusammenhänge zwischen all Deinen Prozessen und Anwendungen im Blick. Du kannst zum Beispiel Risiken wie die Auswirkungen eines Ausfalls erkennen und reduzieren. Zugleich hast Du die Chance, frühzeitig Maßnahmen einzuleiten, sodass Deine Prozessabläufe nicht gestört werden. Außerdem deckt das Dashboard Schatten-IT auf, hilft Dir dabei, Redundanzen zu vermeiden und macht dadurch Einsparpotenziale transparent. Alle Kennzahlen sind klickbar, sodass Du Dich schnell zu den verknüpften Prozessen navigierst oder Detailinformationen der Anwendung einsehen kannst. Mit wenigen Klicks exportierst Du außerdem all Deine Auswertungen als CSV Datei. So lassen sich die Daten ohne Probleme auch außerhalb von Bpanda weiterverarbeiten.
be compliant – Risiken und Chancen erfassen, veröffentlichen und bewerten
Chancen- und Risikoanalysen
Bpanda ermöglicht es Dir, Chancen und Risiken an genau den Stellen im Prozess zu hinterlegen, an denen sie relevant sind. So kannst Du alle Prozessnutzer auf Ereignisse aufmerksam machen, die sich positiv oder negativ auf den Prozess und sein Ergebnis auswirken können. Beim Erfassen einer Chance oder eines Risikos kannst Du diese bewerten, indem Du mögliche Auswirkungen, die Eintrittswahrscheinlichkeit und das Schadensausmaß bzw. Erfolgsmaß hinterlegst. Mit diesem Feature stellst Du also sicher, dass alle Prozessbeteiligten über mögliche Risiken informiert sind und diese entsprechend ihrer Priorität berücksichtigen. Zugleich kannst Du Prozesse so umsetzen, dass die von Dir definierten Chancen möglichst in Erfüllung gehen. So trägst Du mit Bpanda dazu bei, dass Deine Prozesse noch effektiver und nachhaltig sicherer werden.
Risikomanagement Dashboard
Mit Hilfe des Risikomanagement Dashboards hast Du die Auswertungen all Deiner Risikoanalysen immer im Blick. Dein Dashboard weist Dich zum Beispiel auf überfällige Analysen hin, zeigt Dir an, welche Analysen in den nächsten 30 Tagen anstehen und bietet Dir einen Überblick über die unterschiedlichen Kategorien Deiner Risiken. Außerdem ordnet die Risikomatrix Deine Risiken nach der Eintrittswahrscheinlichkeit in Relation zum möglichen Schadensausmaß ein. Damit siehst Du sofort, welches Risiko Du vorrangig beachten oder beheben solltest. Alle Auswertungen sind zudem klickbar, sodass Du Dich ganz einfach bis zum Prozess bzw. bis zu dem einzelnen Prozesselement navigieren kannst. So stellst Du sicher, dass zukünftig kein Risiko mehr unbeachtet bleibt und Du Deine Risiken richtig priorisierst.
Kontrolle Deiner Risiken
Zu Deinen Risiken kannst Du auch Kontrollen hinzufügen, um diese kontinuierlich zu überprüfen. Besonders stark risikobehaftete Prozesse bzw. Prozesselemente solltest Du regelmäßig kontrollieren. Dafür bestimmst Du die Kontrollfrequenz sowie die Kontrollart und den Kontrollmechanismus. Fallen Dir beim Durchführen Deiner Kontrolle Schwachstellen im Prozess auf, kannst Du diese direkt notieren und frühzeitig Anpassungen vornehmen. Das Ergebnis: Gute Kontrollen, die auch wirklich Dein erfasstes Risiko minimieren. Den Status der Kontrollen behältst Du mit Deinem Dashboard im Blick. Unter Kontrollbewertungen findest Du all Deine Bewertungskriterien, wie zum Beispiel Gesamtbewertung, Durchführung, Wirksamkeit etc. auf einen Blick.
Zahlreiche weitere Features
AufgabenSobald jemand Dich mit einer bestimmten Tätigkeit (z.B. Review, Jobs, Prozessgültigkeit) in Bpanda beauftragt, wird Dir eine Aufgabe zugewiesen. Diese findest Du direkt auf Deiner Startseite und im Aufgaben-Dashboard.
BenachrichtigungenBenachrichtigungen halten Dich stets auf dem Laufenden zu Deinen Prozessen und Aufgaben in Bpanda. Mit diesen kurzen Mitteilungen und E-Mails wirst Du immer über neue und für Dich relevante Veränderungen informiert.
Barrierefreiheit für SehbeeinträchtigteDie Schriften und farblichen Labels in Bpanda sind kontrastoptimiert. Außerdem steht Bpanda in weißem und schwarzem Hochkontrast-Farbschema zur Verfügung und kann mit 400%-tiger Skalierung einwandfrei bedient werden.
Bpanda personalisierenGestalte Bpanda individuell nach Deinem Corporate Design und schaffe dadurch ein vertrautes Look-and-Feel für Deine Kollegen. Lade einfach Dein Logo und Deine Farbwerte im Tool hoch und personalisiere so die Tool-Oberfläche.
MehrsprachigkeitBpanda steht Dir in mehreren Sprachen zur Verfügung. Jeder Nutzer kann die System- und Inhaltssprache frei wählen. Als Prozessdesigner kannst Du Prozesse zudem via Übersetzungsdialog in mehrere Sprachen übersetzen.
Eigene Richtlinien definierenIn Bpanda kannst Du die Grenzen und Möglichkeiten von BPMN selbst definieren. Du bestimmst, welche Elemente für Deine Prozesse zur Auswahl stehen, kannst eigene Regeln für Warnhinweise festlegen und Bpanda so für alle einfach und verständlich machen.
ProzessversionenAlle Änderungen eines Prozesses werden revisionssicher gespeichert. Auf diese Weise ist nicht nur der aktuelle Arbeitsstand, sondern auch die Versionshistorie für Prozessverantwortliche und Beteiligte nachvollziehbar.
SucheMit der Suche kannst Du den Prozessraum schnell und einfach durchsuchen. Bei Eingabe des Suchbegriffes werden Dir bereits passende Suchwörter vorgeschlagen. Die Ergebnisse lassen sich zudem noch weiter filtern.
Unsere Referenzen: Diese und viele weitere Kunden vertrauen auf Bpanda.
