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be informed – Prozesse problemlos finden und verstehen

Prozessübersicht

Die Prozessübersicht erscheint beim Aufruf der Prozessseite als Erstes und enthält die wichtigsten Informationen zum Prozess. Diese sind verständlich aufbereitet und werden in Textform präsentiert. Das hilft vor allem Dir als Prozessnutzer dabei, den vorliegenden Prozess zu verstehen und das ganz ohne Modellierungskenntnisse. Neben der Prozessbeschreibung kannst Du auch die hinzugefügten Anhänge ansehen. Außerdem erhältst Du einen Überblick über Prozessverantwortliche und -beteiligte, sodass nicht nur klar ist, wer am Prozess mitwirkt, sondern auch wer für was verantwortlich ist. Durch die kompakt dargestellten Informationen bekommst Du einen Einblick in die für Dich relevanten Aspekte.

Guide

Der Guide führt Dich als Prozessnutzer einfach und Schritt für Schritt durch das Prozessdiagramm. Zusätzlich zum Prozessschaubild werden die für die einzelnen Prozessschritte relevanten Informationen in Textform erläutert. Die Guide-Navigation erlaubt nicht nur die lineare Abfolge einzelner Prozessschritte, sondern es können auch Entscheidungen durchlaufen werden. Auf diese Weise bekommst Du auch ohne Kenntnisse der Business Process Model and Notation (BPMN) einen Einblick in die Prozessabläufe Deines Unternehmens. Dies ist die ideale Basis, um Prozesse innerhalb kürzester Zeit lesen und verstehen zu können.

be creative – Prozesse selbst modellieren und erweitern

Textuelle Prozessbeschreibung

Die textuelle Prozessbeschreibung ist die einfachste Form, Deinen Arbeitsablauf zu dokumentieren und gleichzeitig der erste Schritt hin zu einer prozessorientierten Organisation. Sie eignet sich vor allem für einfache, wenig komplexe Prozesse und Modellierungseinsteiger ohne BPMN-Kenntnisse. Dank der pragmatischen Herangehensweise kann jeder im Unternehmen sofort loslegen und seine Arbeitsschritte selbstständig erfassen. Das sorgt für Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Unternehmensprozesse auch über Abteilungsgrenzen hinweg.

Happy-Path-Editor

Die Prozesserfassung mit dem Happy-Path-Editor geht über die reine textuelle Prozessbeschreibung hinaus und ermöglicht die Dokumentation BPMN-konformer Prozesse. Diese werden mit Hilfe des tabellengestützten Editors nach Informationseingabe automatisch erstellt. So profitierst auch Du, egal ob Einsteiger oder Gelegenheitsmodellierer, von der einfachen Bedienbarkeit des Happy-Path-Editors. Dieser befähigt Dich, ganz ohne Schulungsaufwand und ohne Vorkenntnisse, selbst Prozessmodelle zu erstellen. Auch für Modellierungsexperten stellt der Editor eine Arbeitserleichterung dar. Die schnell und einfach erstellten idealtypischen Prozesse können nämlich jederzeit im Modeler erweitert und detaillierter gestaltet werden. Das schafft Flexibilität und gewährleistet eine reibungslose Arbeitsweise.

Modeler

Als Modellierungsexperte kannst Du mit dem integrierten Modeler komplexere Prozesse einfach erstellen und dabei auf alle grundlegenden Notationselemente der Business Process Model and Notation (BPMN) zurückgreifen. Dir stehen alle Elemente, wie beispielsweise Ereignisse, Bedingungen und Entscheidungen zur Verfügung. So lassen sich auch alternative Arbeitsschritte problemlos modellieren. Auch Prozessänderungen und/oder -erweiterungen kannst Du mit dem Modeler schnell und unkompliziert vornehmen. Er steht ebenso auf mobilen Geräten zur Verfügung, sodass die Unternehmensprozesse jederzeit und überall dokumentiert werden können.

be connected – Prozesse gemeinsam entwickeln und evaluieren

Freigabeprozess

Prozesse gelten nicht per se, sodass es sich lohnt, sie zu diskutieren, um sie besser zu machen. Um dies zu gewährleisten, unterliegen Prozesse in Bpanda vor der Veröffentlichung einem Freigabeprozess, welcher auch flexibel an die Bedürfnisse des Kunden angepasst werden kann. Der gesamte Freigabeprozess für eine Prozessversion kann aber auch verworfen werden, wenn die Version beispielsweise obsolet geworden ist. Als Prozessverantwortlicher kannst Du für eine importierte oder eingereichte Prozessversion den Freigabeprozess starten und ihre Überprüfung steuern, bevor sie für das gesamte Unternehmen veröffentlicht wird. So wird sichergestellt, dass die veröffentlichten Prozesse die notwendigen Qualitätsanforderungen erfüllen und inhaltlich korrekt sind. Vor allem für Unternehmen, die regulatorische Vorgaben in ihrem operativen Tagesgeschäft umsetzen möchten, sind Freigabeprozesse unverzichtbar.

Review

Ein Review ist ein grundsätzlicher Bestandteil des Freigabeprozesses für neue Prozessversionen. Als Prozessverantwortlicher kannst Du Reviewteilnehmer bestimmen, um über das Review die Meinung von wichtigen Wissensträgern einzuholen. Deren Aufgabe ist es dann, den Prozess und seine Inhalte zu begutachten, Feedback in Form von Kommentaren zu geben und mit anderen Beteiligten zu diskutieren. Das Review gibt als Ergebnis eine Empfehlung bezüglich der Freigabe der Prozessversion. So wird die teamübergreifende Zusammenarbeit gefördert und das Wissen aller am Prozess Beteiligten fließt in die Dokumentation der Abläufe Deines Unternehmens ein.

Q&A

Wenn Du zu einem Prozess eine Frage hast, dann kannst Du sie im Bereich Q&A anbringen. Dort findest Du auch die Antworten auf Fragen, die andere bereits zum Prozess gestellt haben. So wird das Wissen rund um den Prozess in Form von Fragen und Antworten an diesem gebündelt und ist für alle Nutzer überall und jederzeit sichtbar, die auch auf den Prozess zugreifen können. Außerdem werden Prozessverantwortliche entlastet, da das im Unternehmen verteilte Wissen genutzt wird und die Prozessbeteiligten selbst die aufkommenden Fragen beantworten können. Auf diese Weise wird dezentraler Rechercheaufwand minimiert. Außerdem werden alle im Unternehmen, die an Prozessen beteiligt sind, motiviert, ihr Wissen und ihre Erfahrung auch teamübergreifend mit den Kollegen zu teilen.

be efficient – Prozesse aktiv leben und optimieren

Job-Wizard

Anhand von sogenannten Jobs durchläufst Du Deine Prozesse live und in Echtzeit und etablierst auf diese Weise nicht nur ein aktives, sondern auch ein gelebtes Prozessmanagement in Deinem Unternehmen. Betrachte einen Job dabei als einen Human Workflow. Dieser unterstützt im Gegensatz zu einer Prozessautomatisierung alle Beteiligten optimal bei der Ausführung der zugewiesenen manuellen Arbeitsschritte. So wird kein Schritt vergessen und alles nachvollziehbar dokumentiert. Grundsätzlich kannst Du für jeden aktuell gültigen und freigegebene Prozess einen bzw. mehrere Jobs erstellen. Der Job-Wizard unterstützt Dich beim Erstellen eines Jobs, wofür nur ein eindeutiger Titel und idealerweise eine Deadline notwendig sind. Die Deadline hilft dabei allen, ihre jeweiligen Aufgaben im Prozess im Blick zu behalten und sorgt dafür, dass zeitkritische Jobs rechtzeitig erledigt werden.

Activity Stream

Alle Jobs können von den Prozessbeteiligten einzeln aufgerufen werden. So hast Du jederzeit Zugang zum aktuellen Prozessstand in Echtzeit. Dank des Activity Streams kannst Du einfach nachvollziehen, was bisher wann an Aktivitäten gelaufen ist, also z.B. wer welchen Task gestartet bzw. abgeschlossen hat. Jeder kann Rückfragen direkt hier im Activity Stream stellen, sodass die Kommunikation nicht über zahlreiche Kanäle verteilt wird, sondern an einer Stelle bleibt. Diese genaue und chatähnliche Protokollierung fördert die reibungslose Kollaboration und Kommunikation der Prozessbeteiligten. Dies ist besonders bei Prozessen, die bereichsübergreifend ablaufen, von Vorteil. Nach jedem abgeschlossenen Schritt wird der Job an den nächsten Verantwortlichen übergeben und so dafür gesorgt, dass der Prozess weitergelebt wird.

Analyse Jobs-Dashboard

Jeder Job ist eine verlässliche Quelle für wichtige Daten zu Deinen laufenden Prozessen, welche Du Dir aufbereitet als Analyse im Dashboard anschauen kannst. Anhand verschiedener Listen, Kennzahlen und Grafiken erhältst Du für jeden Prozess einen kompakten Einblick, welche und wie viele Jobs aktuell laufen, innerhalb bzw. nach der Deadline abgeschlossen und/oder abgebrochen wurden. Aus den realen Durchlaufzeiten der Jobs lässt sich erkennen, wie reibungslos die Prozessabläufe sind. Dies gilt besonders für sich regelmäßig wiederholende Prozesse. Diese Transparenz über Deine laufenden Prozesse ermöglicht Dir ein realistischeres Bild Deines Prozessmanagements. Auf diese Weise lassen sich Schwachstellen schneller erkennen und beheben. Natürlich ist die Analyse Deiner Jobs auch eine objektive und damit ideale Grundlage für die kontinuierliche Verbesserung Deiner Prozesse.

Ausführliche Informationen zu Jobs findest Du hier sowie in den Release Notes.

Zahlreiche weitere Features

Benachrichtigungen

Benachrichtigungen halten Dich stets auf dem Laufenden zu Deinen Prozessen. Mit diesen kurzen Mitteilungen wirst Du immer über neue und für Dich relevante Veränderungen informiert.

Prozesslandkarte

Die Prozesslandkarte dient als grafischer Einstieg in die Prozesslandschaft Deines Unternehmens. Sie bietet einen ersten Überblick, welche Prozesse im Unternehmen ablaufen und ist gleichzeitig Navigationshilfe.

Suche

Mit der Suche kannst Du den Prozessraum schnell und einfach durchsuchen. Bei Eingabe des Suchbegriffes werden Dir bereits passende Suchwörter vorge­schlagen. Die Ergebnisse lassen sich filtern.

Organisationsstruktur

Dargestellt als hierarchische Liste zeigt sie Dir strukturiert die Organisationseinheiten des Unternehmens an. Du kannst die Verant­wortungs­bereiche mit den Prozessen verknüpfen, um noch mehr Transparenz im Unternehmen zu schaffen. 

Corporate Identity & Sprachen

Gestalte Bpanda individuell gemäß Deiner CI-Vorgaben und nutze es weltweit dank flexibler Sprach­einstellungen. Dies fördert die Akzeptanz bei den Nutzern im gesamten Unternehmen.

Prozessversion

Alle Änderungen eines Prozesses werden revisionssicher gespeichert. Auf diese Weise ist nicht nur der aktuelle Arbeitsstand, sondern auch die Versions­historie für Dich als Prozessverantwortlicher und alle Beteiligten nachvollziehbar.

Unsere Referenzen: Diese und viele weitere Kunden vertrauen auf Bpanda.

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