NEU: Prozesse leben mit Jobs
Einen Job erstellen
Endlich ist es soweit, unser brandneues Feature Jobs steht mit unserem Special Release vom 25. März allen Bpanda-Nutzern zur Verfügung! Mit Jobs unterstützt Dich Bpanda nun dabei, Deine Prozesse tatsächlich zu leben und gemeinsam mit allen Prozessbeteiligten die einzelnen Tasks und Activities des Prozesses live und in Echtzeit zu durchlaufen. Ab sofort ist es möglich, für Deine Prozesse Jobs zu erstellen. Dies kann prinzipiell jeder, der den Prozess auch aufrufen kann. Befindest Du Dich auf der Prozessseite oder in der Prozessübersicht, zeigt Dir ein kleines Koffer-Symbol an, dass sich dieser Prozess grundsätzlich für einen Job eignet. Klickst Du darauf, wird zuerst geprüft, ob ein Job angelegt werden kann. Sollte dies nicht möglich sein, teilt Dir eine Hinweismeldung die Gründe dafür mit. Auf der Prozessseite erkennst Du dies sofort an dem Ausrufezeichen neben dem Koffer.
Einen Job starten
Mit einem Klick auf das Koffer-Symbol startest Du den Job-Wizard. Hier kannst Du den Job mit einem Titel, einer Deadline und weitergehenden Informationen näher spezifizieren. Wir haben den Job-Titel für Dich mit dem Prozessnamen vorbelegt. Damit Du bei der Auswertung der Jobs und bei ähnlichen Jobs zu gleichen Prozessen nicht durcheinanderkommst, empfehlen wir Dir, einen eindeutigen und verständlichen Job-Titel zu wählen. Aber keine Angst, alle diese Informationen können auch im Nachgang noch bearbeitet werden. Eine Deadline sollte besonders für zeitkritische Jobs gesetzt werden. In der Aufgaben-Übersicht werden Dir dann natürlich auch die Jobs ganz oben angezeigt, deren Deadline am nächsten liegt.
Jobs bearbeiten
Jeder Job kann einzeln von den Prozessbeteiligten aufgerufen werden und gibt Dir alle wichtigen Informationen in Echtzeit. Im Activity Stream auf der linken Seite kannst Du einfach nachvollziehen, was und wann seit dem Start des Jobs alles gelaufen ist. Hier findest Du z.B. Chatnachrichten, geteilte Links, wer welchen Task gestartet bzw. abgeschlossen und wer den Job an wen übergeben hat. Über das dazugehörige Menü kannst Du ganz leicht die Details des Jobs, die Anhänge und die aktuellen Verantwortlichen einsehen. Außerdem gibt es hier die Möglichkeit den Job abzubrechen.
Auf der rechten Seite wird Dir sowohl der aktuelle Stand in Form eines Prozessdiagramms gezeigt als auch die nächsten Schritte in diesem Job. Hier werden die Tasks entsprechend des modellierten Prozesses nacheinander angezeigt und von den Beteiligten bearbeitet. Jeder, der aktuell für einen Task zuständig ist, erhält umgehend eine Benachrichtigung. Bist Du an der Reihe, öffnest Du den Job und startest Deinen Task. Falls Du an dieser Stelle merkst, dass ein Task fehlt, kann dieser einfach hinzugefügt werden. Ebenso können Tasks ausgelassen werden. Schreibe am besten eine kurze Begründung in den Stream, damit ggfs. der Prozess in einer neuen Version verbessert werden kann. Markiere Deine Aktivität durch Abhaken des Tasks als erledigt, sobald Du fertig bist. Abschließend übergibst Du an den nächsten Verantwortlichen und der Job läuft weiter.
Zusammenarbeit im Job
Jobs können sowohl an bestimmte Personen als auch an ganze Organisationseinheiten weitergegeben werden. Dabei kannst Du einen Task innerhalb Deiner Org-Einheit, also innerhalb der Lane, in der sich der Task befindet, an Deine Kollegen weitergeben. Genauso kann sich jeder in genau dieser Org-Einheit den Job aktiv nehmen und mit der Bearbeitung beginnen. Dies ist besonders hilfreich, wenn Du weißt, dass Dein Kollege aktuell erkrankt oder verhindert ist. So läuft der Prozess ohne Probleme oder Verzögerung weiter. Dies gilt auch für Entscheidungen (Gateways). Sollte eine Entscheidung nötig sein (exklusives Gateway), wird Dir die Entscheidungsfrage direkt im Job angezeigt und Du kannst zwischen den im Prozess hinterlegten Optionen wählen. Dementsprechend geht der Job dann weiter. Selbstverständlich ist im Job auch paralleles Arbeiten möglich, sofern der Prozess ein paralleles Gateway enthält. Auch Call Activities, also aufgerufene Unterprozesse, werden automatisch im Rahmen des Jobs durchlaufen.
Du hast eine Frage oder Anmerkungen für Deine Kollegen? Kein Problem, schreib einfach schnell eine Nachricht über den Activity Stream. So bleiben alle Infos an einem Ort und jeder kann sie sehen.
Übersicht über Jobs
Bpanda bietet Dir eine Reihe von Möglichkeiten, Deine Jobs gut im Blick zu behalten:
Meine Aufgaben
Deine Jobs findest Du nun auch nach Deadline sortiert in der Übersicht „Meine Aufgaben“ sowie direkt auf der Startseite als Kachel. So verpasst Du garantiert keinen Job!
Jobs-Dashboard
Ab sofort steht Dir im Hauptmenü von Bpanda der neue Menüpunkt „Jobs“ zur Verfügung. In diesem Dashboard informierst Du Dich über Deine aktuellen und abgeschlossenen Jobs und die Deiner Kollegen. Auf diese Weise behältst Du den Überblick über die verschiedenen Jobs und kannst rechtzeitig Jobs von Kollegen übernehmen, sollten diese verhindert sein.
Jobstatus
Sobald Du einen Job anklickst, gelangst Du zur Jobübersicht, welche alle wichtigen Informationen in Echtzeit enthält. Neben dem Activity Stream und den Nächsten Schritten, findest Du dort auch das jeweilige Prozessdiagramm. Darin siehst Du jederzeit den aktuellen Stand des Jobs auf einen Blick. Grün markierte Schritte wurden bereits erledigt, grün umrandete werden gerade bearbeitet und weiße stehen noch aus. Anhand der kleines Personen-Icons erkennst Du außerdem, wer gerade welchen Task bearbeitet.
Analyse der Jobs
Ab sofort erhält jeder Prozessverantwortliche auf der jeweiligen Prozessseite einen neuen Reiter „Analyse Jobs“. Hier erhältst Du Auswertungen und Analysen zu den laufenden und abgeschlossenen Jobs pro Prozess. Du erfährst im oberen Bereich mittels Listen und Kennzahlen, welche und wie viele Jobs aktuell laufen, innerhalb bzw. nach der Deadline abgeschlossen und abgebrochen wurden. Im unteren Bereich erhältst Du grafische Auswertungen zu den realen Durchlaufzeiten der Jobs. Analysiere und nutze diese Daten, um Deine Prozesse kontinuierlich zu verbessern!
Ganz schön viele Funktionen, die unser neues Feature „Jobs“ Dir nun bietet. Also los, erwecke Deine Prozesse zum Leben und gib uns Feedback!