Mit RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) definierst Du die verschiedenen Rollen und Verantwortlichkeiten in Deinem Prozess. Du ordnest Personen einzelne Prozesse zu und strukturierst so Deine Prozessabläufe klassischerweise in einer RACI-Matrix. Aber ist die Darstellung mittels Matrix heute überhaupt noch zeitgemäß oder ist sie nicht viel zu starr für dynamisches Prozessmanagement?
Wir zeigen Dir, wie Du mit Bpanda die Matrix zum Leben erweckst und die RACI-Rollen wirklich bei Dir im Unternehmen lebst!
RACI – Responsible
Im klassischen RACI-Ansatz definierst Du Verantwortliche, die für die Umsetzung des einzelnen Prozessschritts zuständig sind. Diese Informationen werden in Bpanda durch die Lanes und deren Zuordnung von Personen, Rollen oder Organisationseinheiten ausgedrückt. So kannst Du die Zuteilung direkt auf der Lane Ebene erledigen. Der Vorteil dabei: Anstatt den Verantwortlichen an jedem Task zu hinterlegen, reicht die Zuordnung pro Lane. Zudem können an jeder Lane auch mehrere Personen, Rollen oder Organisationseinheiten zugeordnet werden. Damit ist auf einen Blick ersichtlich, wenn es mehrere Verantwortliche pro Prozessschritt gibt.
RACI – Accountable
Hierbei geht es darum, Personen zu bestimmen, die die Verantwortung tragen. Dabei stellt sich aber die Frage, wie kleinteilig diese Information wirklich sein sollte. Aus unserer Sicht ist die BPMN Prozessebene sinnvoll, um die Gesamtverantwortung für einen Prozess auszudrücken. In Bpanda gibt es deshalb für jeden Prozess einen Prozessverantwortlichen. Dennoch kann die Zuständigkeit aber auch weiter unterteilt werden, um zum Beispiel auch zwischen strategischen und operativen Verantwortlichen unterscheiden zu können. Typische Verantwortliche hierfür sind der Prozessdesigner und der Prozessmanager.
RACI – Consulted / Support
Diese Rollen sollen den Durchführungsverantwortlichen bei der Umsetzung seiner Aufgabe/Tasks unterstützen. Dabei kann die Unterstützung in Prozessen ganz unterschiedlich aussehen: Von der Bereitstellung von Vorlagen und Richtlinien bis hin zu kurzen Erklärvideos oder einfachen Rückfragen. Aus unserer Sicht ist diese Rolle für den Prozessablauf sehr wichtig und in Bpanda deshalb direkt auf der Prozessübersicht als Prozessmitwirkender hinterlegt. Oft werden Prozessmitwirkende in die Prozessreviews einbezogen, um Feedback zum aktuellen Stand des Prozesses gebeten und identifizieren eigenständig Verbesserungspotentiale. Vor der Freigabe eines überarbeiteten Prozesses prüfen sie, ob die Beschreibung inhaltlich und methodisch korrekt und für die Nutzer verständlich sind. Werden zudem im Q&A Bereich Fragen gestellt, erhalten Prozessmitwirkende durch Bpanda Benachrichtigungen und können schnell und unkompliziert reagieren.
RACI – Informed
Zusätzlich gibt es die Rolle, die bestimmt, welche Personen über einzelne Prozessschritte informiert werden müssen. Aber in welcher Form und welcher Informationsbedarf soll eigentlich gedeckt werden? Hier bietet die Business Process Model and Notation (BPMN) selbst verschiedene Konstrukte, um die Kommunikation zu fördern. Ist der Fortschritt zum Beispiel entscheidender Bestandteil des Prozesses oder vielleicht sogar der Start weiterer Prozesse, sollten Sende- und Empfangs-Tasks bzw. Zwischenereignisse mit Nachrichtenereignisdefinition zum Einsatz kommen. So ist eine manuelle Information nicht notwendig. Bpanda benachrichtigt in diesen Fällen die entsprechenden Personen. Abhängigkeiten zwischen Prozessen sind dadurch nachvollziehbarer als durch die Verknüpfung mit einer Person oder Rolle. Zusätzlich bietet Dir Bpanda die Möglichkeit, in Deinem Beschreibungstext hinzuzufügen, wer wann informiert werden soll.
Fest steht also: Die verschiedenen Rollen, die mit RACI bestimmt werden, sind unerlässlich für Deine Prozesse und deren erfolgreiche Umsetzung. Aber um Prozessmanagement effizient zu leben, benötigst Du mehr als eine starre Matrix. Mit Bpanda gelingt es Dir, die klassischen RACI-Rollen beizubehalten und zugleich Prozessmanagement nachhaltig und zeitgemäß bei Dir im Unternehmen zu leben. Du kannst die Matrix abbilden und die Pflege an vielen Stellen deutlich vereinfachen – ohne dabei zu granular zu werden.
Teste es jetzt selbst! Nutze Bpanda 30 Tage kostenlos und erwecke jetzt auch Du Deine RACI-Matrix zum Leben.
