Mit Bpanda können jetzt auch Chancen, Risiken und zugehörige Kontrollen für Prozesse erfasst werden. Dem Begriff „Risikomanagement“ begegnet man in vielen Unternehmen überall auf der Welt. Wenn man sich mit der Dokumentation von Prozessen im Geschäftsumfeld befasst, liegt es nahe, sich ebenfalls mit den verbundenen Risiken auseinander zu setzen.
Falls Du Dich jetzt fragst, wofür das gut sein soll, haben wir ein Interview mit Kristin, Product Owner von Bpanda, für Dich. Sie erläutert die Philosophie und Pläne, die hinter dem neuen Feature stecken. Wie immer, wenn sich unser Panda mit einem neuen Thema befasst, dann auch diesmal mit dem Ziel, es so einfach und effizient wie möglich für Dich zu machen.
Was ist Risikomanagement und wo ist der Zusammenhang zu Prozessen?
Kristin: Risikomanagement ist generell ein sehr großes Themenfeld, in dem sich Unternehmen sowohl mit strategischen Risiken als auch mit Risiken im Marktumfeld auseinandersetzen. Natürlich müssen aber auch die Risiken im Unternehmen – und damit auch in den Unternehmensprozessen – betrachtet werden: Denn bereits eine kleine Unachtsamkeit kann große Folgen haben. Deshalb ist es meiner Meinung nach sinnvoll, bereits in der Prozessdokumentation die Risiken mit aufzunehmen.
Wir haben uns dazu entschieden, uns im ersten Schritt auf die Risiken in Prozessen zu fokussieren – oft wird dabei auch der Begriff IKS (=Internes Kontrollsystem) verwendet.
Und wie kann ich nun dieses IKS in Bpanda nutzen?
Kristin: Dazu kann jeder Prozessverantwortliche oder auch Mitwirkende eine Analyse starten. Hier können dann Risiken und natürlich auch Chancen entweder an den ganzen Prozess, an eine Lane oder an einen Task angefügt werden. Dabei wird zuerst das Risiko benannt und anschließend kann noch eine Beschreibung und Auswirkung ergänzt werden. Danach sollte das Risiko bewertet werden. Zum Schluss können Kontrollen zum Risiko hinzugefügt werden. Der BPM-Manager kann die Risikoanalyse dann abschließen und ihr eine Gültigkeit geben.
Warum ist eine Gültigkeit für die Analyse notwendig – hängt diese nicht automatisch an der Prozessversion und deren Gültigkeit?
Kristin: Nicht unbedingt, denn ein Prozess kann jederzeit ad hoc an neue Bedingungen angepasst werden. Die Risikoanalyse bleibt aber trotzdem so bestehen. Deswegen haben wir uns entschieden, die beiden Informationen zur Gültigkeit unabhängig voneinander zu betrachten.
Ebenso kann es Prozesse geben, die häufiger analysiert werden müssen, bspw. bei einer ISO-Zertifizierung, bei der alle 2 Jahre die Prozesse überprüft werden müssen. Damit hier nichts durchrutscht, ist die Gültigkeit sehr wichtig.
Kann ich dann auch abgelaufene oder alte Versionen der Analysen einsehen?
Kristin: Ja, als Prozessverantwortlicher, -mitwirkender und BPM-Manager kann ich das jederzeit. Die Infos dazu werden auf der Übersichtsseite des Prozesses angezeigt. Anfangs wird dabei nur die aktuell gültige Version sichtbar, wobei ich mir aber auch jederzeit alle Risikoanalysen anzeigen lassen kann. Beim Aufruf wird auch die jeweilige Prozessversion angezeigt, in der die Analyse stattgefunden hat. Dies ist gerade für eine Zertifizierung sehr wichtig, denn oft möchte ein Revisor alte Stände sehen können.
Diese ganzen Informationen finden wir aber für einen Prozessnutzer viel zu viel. Daher wird diesem immer nur die aktuell gültige Version im Guide angezeigt.
Und ist damit das Thema Risikomanagement schon fertig entwickelt?
Kristin: Nein, überhaupt nicht, das ist nur der erste Schritt. Wir sind schon fleißig dabei weiterzuentwickeln, daher wird das Risikomanagement in den nächsten Releases um zusätzliche Features erweitert. Aktuell arbeiten wir an einer Übersicht, in der alle Risiken im Unternehmen einsehbar sind und die Risikoverteilung ausgewertet werden kann. Darüber hinaus wird man die einzelnen Risiken wiederverwenden und sich so eine Art Vorlagenkatalog aufbauen können. Außerdem ist eine Bewertung der Kontrollen in Planung, damit klar wird, ob diese wirklich helfen, das Risiko zu vermindern.
