So vergisst Du keinen Prozess Deiner Prozesslandkarte – Kollaborative Prozesserstellung in Bpanda

Du fragst Dich, wie Du all Deine Prozesse im Unternehmen erfasst, ohne einen Prozess zu vergessen? Schließlich entwickelt sich Dein Unternehmen dynamisch weiter und Deine Prozesslandschaft verändert sich kontinuierlich mit. Deine Sorge ist also nicht unbegründet. Wir zeigen Dir deshalb, wie Du es verhinderst, einen Deiner vielen Prozesse zu vergessen. Dafür haben wir den Prozess ‚Prozessvorschlag einreichen‘ in Bpanda entwickelt, mit dem alle Bpanda Nutzer – unabhängig von ihrer Rolle – eigene Prozessvorschläge einreichen können. So beziehst Du alle im Unternehmen in die Prozesserstellung ein und kannst zugleich eine Priorisierung von noch fehlenden Prozessen durchführen. Lade Dir den Prozess ‚Prozessvorschlag einreichen‘ hier herunter und importiere ihn ganz einfach in Bpanda.

Um den Prozess zu nutzen, musst Du lediglich in Bpanda einen neuen Prozessentwurf über den Modeler anlegen und ‚BPMN-Datei als Entwurf importieren‘ auswählen. Nach dem erfolgreichen Import kannst Du den Prozess individuell an Dein Unternehmen anpassen, ihn wie gewohnt einreichen und ihn anschließend mittels ‚Jobs‘ mit all Deinen Nutzern zum Leben erwecken. Nach dem erfolgreichen Einreichen des Prozesses solltest Du die Lane BPM-Manager auch unter ‚Rollen und Berechtigungen‘ mit Deinem BPM-Manager verknüpfen. Wähle hierfür im importieren Prozess über das 3-Punkte-Menü ‚Einstellungen und Informationen‘ aus und klicke auf ‚Rollen und Berechtigungen‘. Dort kannst Du unter BPM-Manager Deine tatsächlichen BPM-Manager mit der Lane BPM-Manager verbinden. So muss der Initiator nicht mehr entscheiden, wer sich den Vorschlag anschauen muss, sondern Bpanda informiert direkt die verantwortlichen Nutzer. Über die Keywords ‚Prozessvorschlag‘ oder ‚Vorschlag‘ findest Du den Prozess über Deine Suchleiste. Natürlich kannst Du selbst weitere Begriffe hinzufügen, indem Du Die Schlagwörter im BPMN Prozess erweiterst oder die Beschreibung ergänzt. Außerdem empfehlen wir Dir, den Prozess auf oberster Ebene Deiner Prozesslandkare zu integrieren. So finden die Nutzer den Prozess ganz schnell und unkompliziert. Wie all Deine Prozesse im Unternehmen, muss auch dieser Prozess zunächst Deinen Freigabeprozess durchlaufen. Erst nach dem erfolgreichen Review und der Veröffentlichung des Prozesses kannst Du loslegen und Prozessvorschläge mittels ‚Jobs‘ in Deinem Unternehmen einholen.

Nach der Veröffentlichung kann jetzt jeder Bpanda Nutzer bei Dir im Unternehmen selbst zum Initiator werden und seine Idee für einen neuen oder noch nicht erfassten Prozesse einbringen. Beim Start eines neuen Jobs, beschreibt der Nutzer kurz, warum der von ihm vorgeschlagene Prozess wichtig ist und welche Ziele dieser verfolgt. Bpanda übermittelt den erfassten Vorschlag an den BPM-Manager, sodass dieser eine Benachrichtigung und alle notierten Informationen über den Prozessvorschlag erhält. Nun kann der BPM-Manager den eingereichten Vorschlag prüfen und bewerten. Dafür stehen ihm drei Szenarien zur Auswahl:

1. Prozessidee wird akzeptiert
   Ist der BPM-Manager mit der Idee einverstanden, so formuliert er einen Auftrag für ein konkretes Prozessmodell und gibt diesen an den Prozessdesigner weiter. Der Prozessdesigner realisiert die Prozessidee entsprechend dem Auftrag des BPM-Managers. Seine Entscheidung wird dabei in Bpanda erfasst, dadurch erhält auch der Initiator automatisch die Information, dass seine Prozessidee verwirklicht wird.
2. Prozessidee wird nicht weiterverfolgt
   Sieht der BPM-Manager den vorgeschlagen Prozess als nicht relevant an, ist er ebenfalls dazu aufgefordert, seine Entscheidung zu begründen und in Bpanda zu dokumentieren. Auch hier erhält der Initiator eine Mitteilung über die getroffene Entscheidung und kann diese anhand der notierten Gründe in Bpanda nachvollziehen.
3. Prozessidee ist bereits umgesetzt
   Ist der initiierte Prozess bereits in Bpanda erfasst, so kann der BPM-Manager dem Initiator den vorhandenen Prozess in Bpanda direkt verlinken. Auch in diesem Fall erhält der Initiator eine Mitteilung über die Bewertung seines vorgeschlagenen Prozesses. Mittels der Verlinkung kann er ganz einfach die Abbildung des bereits erfassten Prozesses aufrufen.

Über die Analyse der Jobs kannst Du als BPM-Manager außerdem alle eingebrachten Vorschläge laufend auswerten und behältst immer einen Überblick darüber, welche Vorschläge gerade diskutiert werden. Lege jetzt auch Du mit ‚Prozessvorschlag einreichen‘ los, beziehe all Deine Bpanda-Nutzer in die Prozessdokumentation ein und profitiere von der kollaborativen Prozessdokumentation. So stellst Du ganz einfach sicher, keinen Prozess in Deiner Prozesslandschaft zu vergessen. Lade Dir den Prozess ‚Prozessvorschlag einreichen‘ kostenlos herunterladen lege direkt in Bpanda los!