Du möchtest mit Prozessmanagement
in Deinem Unternehmen starten?
Mit den 6 großen „W“s Prozessmanagement ganz einfach im Unternehmen einführen
Langjähriger Mitarbeiter der aMIDzon und sehr engagiert. Als Leiter der Logistik ist er für die Warenannahme, das Lager und die Just-in-Time Prozesse verantwortlich.
Vertreibt private Handelsgüter in Mitteleuropa. Das Unternehmen hat auf Änderungen des Marktes reagiert und in letzter Zeit einige Neuerungen vorgenommen.
Sei live dabei und schau Dir seinen Weg zum Erfolg an!
Wolfgangs Story beginnt mit Problemen, die Du wahrscheinlich auch kennst.
Einige der Herausforderungen, mit denen er konfrontiert wird:
Warum für sein Unternehmen die Lösung definitiv Prozessmanagement lautet, erfährst Du von Wolfgang im Video.
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Mehr InformationenWozu brauche ich Prozessmanagement?
Zunächst solltest Du Dich mehr über Prozessmanagement informieren und in einem ersten Schritt die Ziele für Deine Einführung definieren.
Grundsätzlich verfolgt jedes Unternehmen unterschiedliche Prozessmanagementziele. Je nach Branche oder aktuellen Herausforderungen können sich diese im Laufe der Zeit auch immer wieder anpassen. Zu den unternehmenseigenen Zielen gibt es zusätzlich ein paar grundlegende Aspekte, die Du quasi immer mit einem gut funktionierenden Prozessmanagement verfolgen solltest. Welche das sind, verrät Dir unser Video.
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Mehr InformationenWas brauche ich für eine erfolgreiche Einführung?
Oftmals scheitert Prozessmanagement leider schon bei der Einführung, …
… weil für das Projekt die Zeit- und Budgetressourcen nicht realistisch abgeklärt wurden, die Kommunikation unzureichend ist und/oder der Kreis der involvierten Personen zu groß bzw. zu klein ist. Damit Deine Einführung von Prozessmanagement erfolgreich ist, solltest Du Dich besonders um drei Aspekte kümmern:
Was bedeutet das für Deine Rolle im Unternehmen?
Das richtige
Mindset
Sorge dafür, dass Deine Geschäftsführung voll hinter der Einführung von Prozessmanagement steht und Dir auch die nötigen Ressourcen dafür zur Verfügung stellt. Außerdem sollte Prozessmanagement als Chance für alle Mitarbeiter kommuniziert und nicht als Bedrohung für den Einzelnen wahrgenommen werden.
Das richtige
Team
Starte am besten mit einem kleinen Kreis und erweitere diesen im Laufe der Einführung stetig. Neben der Geschäftsführung solltest Du Abteilungsverantwortliche (= Prozessverantwortliche), aber am besten auch Personen, die direkt an den Arbeitsabläufen beteiligt sind (= Prozessnutzer) ins Team holen.
Das richtige
Tool
Statt die Dokumentation nur mit Excel & Visio aufzubauen, solltest Du Dich besser für ein professionelles Prozessmanagement-Tool entscheiden. Informiere Dich, welche Funktionen die einzelnen Werkzeuge bieten und wähle basierend auf Deinen Zielen und Anforderungen die Software aus, die am besten für Dich geeignet ist.
Auch Wolfgang möchte, dass Prozessmanagement erfolgreich bei der aMIDzon eingeführt wird und hat daher frühzeitig mit Geschäftsführer Christian Lange gesprochen. Trotz anfänglichem Widerstand aufgrund der nötigen Zeit- und Investitionsressourcen, hat er ihn von seinem Projekt überzeugt und auch das Okay bekommen, eine entsprechende Software für die aMIDzon anzuschaffen. Webbasiert, benutzerfreundlich und kollaborativ, diese Kriterien sollte das neue Tool auf jeden Fall erfüllen.
Nach ausgiebiger Recherche hat Wolfgang sich für Bpanda von der MID GmbH entschieden.
Bpanda kostenlos testenNun überlegt er, wie er am besten sein Projekt-Team zusammenstellt und lädt sich dazu die Skill Matrix der MID GmbH herunter.
Erfahre, wie Du Prozessmanagement erfolgreich zusammen mit Deinen Mitarbeitern und Kollegen einführst!
Wolfgangs Kernteam
Da die derzeitigen Probleme der aMIDzon besonders die Abteilungen Buchhaltung, Versand und Auftragsabwicklung betreffen, entscheidet er sich dafür, die jeweiligen Abteilungsleiter zuerst ins Projekt-Team zu holen.
Andrea
Als Chefin der Zahlen kümmert sich Andrea um Abrechnungen von Zulieferern und Kollegen. Sie hat die Digitalisierung fest im Griff.
Jürgen
Bei Jürgen ist der Kunde König. Er ist dafür verantwortlich, dass die Kunden die bestellten Produkte unbeschadet und rechtzeitig erhalten.
Samantha
Samantha ist das Organisationstalent von aMIDzon. Sie steuert wichtige Abläufe wie Kaufabwicklungen und Stornierungen.
Womit lege ich jetzt los?
Nachdem die strategischen Aspekte der Einführung geklärt sind…
… möchtest Du bestimmt so schnell wie möglich operativ beginnen, die ersten Prozesse mit Deiner Software zu dokumentieren. Vorher solltest Du Dir aber die Zeit nehmen und gemeinsam mit Deinem Kernteam ein paar Rahmenbedingungen und Regeln aufstellen, damit alle Mitarbeiter später einheitlich dokumentieren.
Dies machst Du in einem Methodenhandbuch.
Ein interner Leitfaden, mit dem Du ein gemeinsames Verständnis
für Prozessmanagement in Deinem Unternehmen schaffst.
Methodenhandbuch
Dies ist ein Dokument, in dem Du das gesamte Geschäftsprozessmanagement-Vorhaben in Deinem Unternehmen zusammenfasst.
In diesem Dokument fasst Du das gesamte Geschäftsprozessmanagement-Vorhaben Deines Unternehmens zusammen. Halte hier die Grundsätze, Ziele und methodischen Überlegungen zur Einführung fest. Außerdem solltest Du wichtige Begriffe definieren, damit ein einheitliches Verständnis herrscht. Hier legst Du zudem fest, mit welcher Granularität Prozesse dokumentiert werden. Dafür definierst Du die Konventionen und Elemente für die Modellierung, von der Prozesslandschaft (inkl. Ebenen) bis hin zum Prozesselement. Auch Informationen zu den Rollen im Prozessmanagement und zu Deiner Prozessmanagement Software nimmst Du mit auf.
Modellierungskonventionen
Diese sind ein wichtiger Teil des Methodenhandbuchs, denn hier definierst Du alle Standards für die Modellierung Deiner Prozesse, sodass einheitlich dokumentiert wird und nicht jeder macht, was er/sie für richtig hält.
Lege hier u.a. die Modellierungsrichtung (z.B. klassischerweise von links nach rechts) fest und definiere, wie Prozesse oder Prozessschritte benannt werden dürfen (z.B. Substantiv + Verb). Außerdem solltest Du hier vorgeben, welche Elemente auf welchen Prozessebenen erlaubt sind.
Da es Wolfgang aber sehr wichtig ist, dass Prozesse einheitlich dokumentiert werden, möchte er zuerst alles Wichtige in einem Methodenhandbuch festhalten.
An dieser Stelle holt sich Wolfgang Hilfe von den Experten der MID GmbH. Da er seine Bpanda-Lizenzen zusammen mit einem Einführungspaket für Prozessmanagement bei der aMIDzon gekauft hat, nutzt er einfach sein „Basisregeln“-Modul.
Bpanda kostenlos testenNach einem erfolgreichen Workshop mit seinem Kernteam hat Wolfgang u.a. folgende Aspekte in einem Methodenhandbuch klar definiert (Auszug).
Die Prozesse der aMIDzon sollen hierarchisch in vier Ebenen dokumentiert werden.
Überblick über das gesamte Unternehmen inkl. Management-, Kern- & Supportprozesse
Zusammenhang zwischen den Geschäftsprozessen
Geschäftsprozesse
Unterprozesse
Zusammenfassend
Außerdem haben sie festgelegt, dass bei der aMIDzon vorerst diese Rollen verwendet werden sollen:
Was genau ist eigentlich eine
Prozesslandschaft?
Methodenhandbuch – check. Weiter geht’s!
Nun kannst Du endlich operativ mit Prozessmanagement starten. Der erste Schritt dabei ist die Erstellung einer Prozesslandschaft für Dein Unternehmen. Was das genau ist? Grob gesagt beinhaltet Deine Prozesslandschaft alle Deine Unternehmensprozesse und strukturiert sie anhand Prozesslandkarten inhaltlich sinnvoll über die verschiedenen Ebenen (Level 0 bis Level xx). Hierdurch werden Deine Prozesse in eine hierarchische Reihenfolge gebracht und Deine Prozesshierarchie entsteht.
Dargestellt wird die Prozesslandschaft mit einer bzw. mehreren verknüpften Prozesslandkarten. Eine Prozesslandkarte ist dabei die bildliche Darstellung Deiner thematisch gruppierten Prozesse je Ebene. Sie zeigt Dir, in welcher Beziehung einzelne Prozesse miteinander stehen. Die Prozesslandkarte auf Level 0 gibt dir zum Beispiel den kompaktesten Überblick und bildet klassischerweise Deine Management-, Kern- und Supportprozesse ab. Betrachte sie als eine Art Navigationshilfe, mit der Du top-down ganz einfach bis zum Unterprozess navigieren kannst.
In folgendem Video erklären wir Dir die Zusammenhänge zwischen Prozesslandschaft, Prozesslandkarten und Ebenen mit einem kurzen, anschaulichen Beispiel.
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Mehr InformationenWie Du Deine Prozesslandschaft abbildest, bleibt Dir überlassen.
Einige Prozessmanagement Tools bieten die Möglichkeit, Prozesslandkarten direkt in der Software zu erstellen, andere ermöglichen Dir das Ganze als Bild zu importieren. Generell gibt es kein richtig oder falsch beim Aussehen der Prozesslandschaft, denn sie ist individuell und von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich!
Hier zeigen wir Dir drei Beispiele, wie unterschiedlich Prozesslandschaften aussehen können:
Auch Wolfgang steht nun vor der Aufgabe, die Prozesse der aMIDzon über Prozesslandkarten hierarchisch darzustellen.
Da er weiß, dass dies ein sehr wichtiger Schritt bei der Einführung von Prozessmanagement im Unternehmen ist und er bisher noch nie eine Prozesslandkarte erstellt hat, beschließt er, sich Hilfe zu holen.
Hofmann-Eisentraut
Katja ist Prozessberaterin bei der MID GmbH, sie kann Wolfgang erklären, wie er die Prozesslandschaft am besten methodisch angeht.
Katja rät ihm,
in vier Schritten vorzugehen
Brainstorming
Genauso möchte Wolfgang vorgehen. Er stellt ein Meeting mit seinem Kernteam und Geschäftsführer Christian Lange ein, um gemeinsam darüber zu sprechen, welche Prozesse in der aMIDzon vorhanden sind. Als Input nutzen sie dabei bisher erstellte WORD- und EXCEL-Dokumente, in denen teilweise schon Abläufe der aMIDzon beschrieben wurden. Beim gemeinsamen Brainstorming fallen ihnen aber noch weitere Prozesse ein, die bisher noch in keinem Dokument auftauchen. Wolfgang notiert jeden Prozess einzeln auf einem Post-It und klebt sie alle auf ein Whiteboard. Am Ende des Brainstormings sind die fünf ganz schön erstaunt, wie voll das Whiteboard tatsächlich geworden ist.
Clustern der Prozesse
Nun möchte Wolfgang die Prozesse in Management-, Kern- und Supportprozesse einteilen. Er erklärt den anderen zunächst nochmal den Unterschied zwischen diesen drei Prozesstypen:
sind alle wertschaffenden Prozesse, die die strategische Richtung der aMIDzon vorgeben.
hingegen sind wertschöpfende Prozesse, also die, mit denen die aMIDzon Geld verdient.
sind als wertsichernde Prozesse einzustufen, die die Funktionsfähigkeit der aMIDzon sichern.
Dann teilt Wolfgang sein Whiteboard in drei Bereiche ein und gemeinsam besprechen sie, wohin die Prozesse einzuordnen sind. Dabei achtet Wolfgang besonders darauf, dass das Clustern sich auch wirklich auf die Prozesse bezieht und nicht die Wichtigkeit von (Support-)Bereichen in Frage gestellt wird. Am Ende haben sie das Board nicht nur in die drei Bereiche unterteilt, sondern auch erste Prozesse hierarchisch unter andere geklebt. Wolfgang ist klar, dass es bestimmt noch nicht alle Prozesse der aMIDzon sind, aber ein sehr guter erster Stand, mit dem er weiterarbeiten kann.
Prozesslandkarte auf Level 0 darstellen
Es ist geschafft und Wolfgang ist mehr als begeistert über das Ergebnis der gemeinsamen Diskussion. Auch wenn das Team letztendlich etwas länger als geplant gebraucht hat, hat sich die Zeitinvestition definitiv gelohnt. Jeder hat seinen Teil beigetragen und so für mehr Transparenz für alle gesorgt. Dadurch haben Andrea, Jürgen, Samantha und auch Christian Lange bereichsübergreifend mehr über die Prozesse und deren Abhängigkeiten untereinander gelernt. Eine Win-win-Situation für alle!
Nun macht Wolfgang sich ans Werk, die Level 0-Prozesslandkarte der aMIDzon in Bpanda zu erstellen. Er entscheidet sich dafür, die Managementprozesse als oberen Rahmen abzubilden und die Supportprozesse als unteren Rahmen. In der Mitte der Prozesslandkarte stellt er alle Kernprozesse dar. Nach konzentrierter Arbeit präsentiert Wolfgang dann stolz seine erste Prozesslandkarte, die einen kompakten Einblick in die Prozesslandschaft der aMIDzon gibt. Er publiziert sie direkt in Bpanda, damit sein Kernteam diese auch sehen kann.
Prozesslandkarte darunter abbilden
Ausgestattet mit der obersten Prozesslandkarte, schaut Wolfgang erneut auf die Ergebnisse des Brainstormings und der Clusterung. Ihm ist klar, dass er derzeit maximal noch vereinzelte Prozesslandkarten für Level 1 der aMIDzon Prozesshierarchie erstellen kann. Durch die erste hierarchische Anordnung der Post-Its weiß er, welche Prozesse inhaltlich unter bestimmte Bereiche gehören. Er weiß jedoch nicht, wie die Prozesse und Unterprozesse genau aussehen, da ja lediglich die Prozessnamen auf den Post-Its stehen. Erst wenn die Prozesse (Level 2) und Unterprozesse (Level 3) mit den einzelnen Schritten abgebildet sind (ab W6), ist die Prozesslandschaft der aMIDzon vollständig.
Wolfgang zeigt seinem Team den bisherigen Stand und erinnert sie daran, dass diese Prozesslandkarten zum jetzigen Zeitpunkt Version 1 sind. Da Prozessmanagement neu eingeführt wird, ist jeder weitere aufgenommene Prozess ein weiteres Puzzlestück, was das Gesamtbild, also das Prozessgeschehen bei der aMIDzon, vervollständigen wird.
Die Prozesslandkarte „lebt“ und entwickelt sich quasi mit Wolfgang und dem Fortschritt der Einführung von Prozessmanagement mit. Es werden also noch viele weitere Versionen nach dieser ersten folgen. Nur so kann auch eine stets aktuelle und gelebte Prozessdokumentation entstehen.
Welche Prozesse sollte ich zuerst dokumentieren?
Durch die Erstellung Deiner Prozesslandkarte hast Du schon eine Auswahl an Prozessen, die es zu dokumentieren gilt. Nun solltest Du Dich aber entscheiden, mit welchen Prozessen Du startest.
Klar sind alle Prozesse wichtig, was die Entscheidung nicht leichter macht.
Aber Du kannst nicht alle gleichzeitig dokumentieren.
Damit Du Dich allerdings nicht verzettelst und unnötig viel Zeit verlierst,
solltest Du einen Fokus setzen.
Identifiziere ein paar kritische Prozesse
und starte mit diesen.
Es gibt mehrere Ansätze und Blickwinkel, welche Prozesse dies bei Dir sein könnten.
Bestimmt fallen Dir auf Anhieb Prozesse ein, bei deren Ausführung es immer wieder zu Problemen kommt.
Vielleicht haben sich Abläufe oder Prozessschritte und Verantwortlichkeiten geändert und es haben nicht alle mitbekommen.
Diese Prozesse können ja auch nicht gut laufen, wenn sie vielen unbekannt sind.
Oftmals ist bei besonders problematischen Prozessen auch eine gewisse Dringlichkeit gegeben. Wenn diese zum Beispiel der ausschlaggebende Grund sind, weshalb Du nun Prozessmanagement bei Dir im Unternehmen einführst, dann solltest Du auch genau diese Prozesse zuerst dokumentieren.
Kritische Prozesse können aber auch solche sein, die immer wieder zu vielen Diskussionen führen. Die Ausführung verläuft dadurch schleppender und ggf. sogar nicht termingerecht.
Das nervt nicht nur die eigenen Mitarbeiter, sondern auch die Kunden.
Dadurch leidet die Zufriedenheit und Kundenbeschwerden nehmen zu, was sich natürlich schlecht aufs Business auswirkt. Gleiches kann bei Prozessen passieren, bei denen viele verschiedene Personen oder Abteilungen involviert sind.
Wenn die Zusammenarbeit und Übergabe von Prozessschritten nicht reibungslos laufen, führt dies oft zu unnötigen Verzögerungen und Unklarheiten.
Teilweise schieben sich die Abteilungen dann sogar gegenseitig die Schuld zu.
Auch diese Prozesse solltest Du priorisieren.
Auch Wolfgang überlegt, wie er nun vorgehen möchte.
Ihm fallen sofort einige Prozesse ein,
die derzeit problematisch sind.
Es gab so viele Veränderungen in der aMIDzon in letzter Zeit: die Einführung des Online-Shops, der zusätzliche Standort, die geänderten Lagerstandorte der Versandprodukte und dann auch noch die klar gestiegene Beschwerdequote der Kunden.
Je mehr er darüber nachdenkt, desto mehr Prozesse wandern auf seine absolute Prioliste.
Mal möchte er mit den Prozessen beginnen, die sich verändert haben und dann wieder mit den bekannten Prozessen, die aber derzeit schlecht laufen. Gar nicht so einfach.
- die immer wieder Probleme machen
- bei denen immer viel Diskussion entsteht
- mit vielen unklaren Schritten
- die im Fokus stehen und kritisch sind
- die viele Schnittstellen haben
So kommt Wolfgang nicht weiter. Nun hat er zwar eine immer länger werdende Liste mit möglichen ersten Prozessen, aber seitdem dreht er sich nur noch im Kreis.
Schau Dir an, wie er dann vorgegangen ist, um die ersten vier Prozesse der aMIDzon zu identifizieren, die er im nächsten Schritt dokumentieren wird.
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Mehr InformationenWie dokumentiere ich nun Prozesse am besten?
Nun weißt Du also, mit welchem Prozess Du starten möchtest.
Damit Du diesen und auch alle weiteren Prozesse in Deinem Unternehmen aber auch erfolgreich dokumentieren kannst, brauchst Du allerdings noch zwei weitere Komponenten:
und
Das Wissen, wie der Prozess überhaupt aussieht.Die Fähigkeit, Prozesse zu dokumentieren
Natürlich gibt es nicht nur eine Möglichkeit, Prozesse zu dokumentieren. Es gibt sogar erstaunlich viele – von Alltagstools wie Visio, Excel und Word bis hin zu professionellen Modellierungssprachen wie EPK oder BPMN 2.0.
Wofür Du Dich entscheidest, bleibt letztendlich Dir überlassen.
Business Process Model and Notation
BPMN 2.0 ist der aktuelle Industriestandard für die grafische Darstellung von Geschäftsprozessen und wird quasi von jeder modernen Prozessmanagement Software unterstützt. Warum Du Deine Prozesse mit BPMN 2.0 dokumentieren solltest? Weil es Dir drei klare Vorteile bietet:
Einheitliche
Sprache
BPMN 2.0 besteht aus einer bestimmten Anzahl von ausdrucksstarken Elementen. Dadurch, dass alle die gleichen Elemente beim Dokumentieren zur Verfügung haben, ist die Darstellung der Prozesse immer gleich. Durch diese einheitliche Sprache gibt es klare Regeln mit wenig Spielraum für eigene Interpretationen und Missverständnissen. So baust Du eine einheitlich transparente Doku auf.
Intuitiv
zu verstehen
Durch die grafische Darstellung mit BPMN 2.0 fällt es besonders Mitarbeitern, die bisher keine Erfahrung mit Prozessmanagement haben, viel leichter, die dargestellten Abläufe zu „lesen“ und auch zu verstehen. Die Infos sind zusammenhängend an einem Ort dargestellt und niemand muss dazu in zwei Listen und drei Word-Dokumenten nachschauen.
Basis für
Austausch & Automation
Immer mehr Unternehmen setzen auf BPMN 2.0 als einheitliche Prozesssprache, wovon auch Du via Best Practices profitieren kannst. Außerdem basiert diese Prozesssprache technisch auf dem BPMN XML Format, welches Du zum Austausch mit anderen Prozessmanagement Werkzeugen, aber auch zu einer möglichen späteren Prozessautomatisierung verwenden kannst.
Eine Übersicht über die Elemente der BPMN 2.0 findest Du u.a. in übersichtlichen Postern, zum Beispiel im
BPMN 2.0-Poster der MID
Um die BPMN korrekt anwenden zu können …
…musst Du wissen, wie Du welches Element in welcher Situation richtig einsetzt und auch den Kontext zwischen den Elementen richtig herstellst.
Dies lernst Du am Besten in einem professionellen Training.
Training mit Fokus auf Einführung in das BPM
Elemente kennenlernen Elemente in der Praxis anwendenWenn Du Prozessmanagement bei Dir im Unternehmen professionell und nachhaltig etablieren möchtest, sollten Du und Dein Kernteam schon wissen, wovon Ihr sprecht. Ohne Expertise wirst Du von Deinen Kollegen und Vorgesetzten nicht ernst genommen und es schwer haben, sie von den Vorteilen eines prozessorientierten Unternehmens überzeugen zu können.
Das Wissen,
wie der Prozess aussieht
Sobald Du im Umgang mit BPMN 2.0 fit bist, musst Du nun in Erfahrung bringen, wie der Prozess, den Du dokumentieren möchtest, überhaupt abläuft, also aus welchen Schritten er besteht und wer für welchen Schritt verantwortlich ist.
Hierfür ist es notwendig, dass Du Dich sowohl mit der Person, die die Prozesse verantwortet als auch mit Personen, die sie letztendlich ausführen, zusammensetzt. Besprich mit allen gemeinsam in einer Art Prozessinterview, wie der Prozess tatsächlich abläuft, statt Dir von jedem ein Dokument zuschicken zu lassen.
Sonst läufst Du Gefahr, 10 verschiedene Versionen eines Prozesses geschickt zu bekommen – und wie sollst Du dann wissen, welches die korrekte Version ist?!
Im Vorfeld des Prozessinterviews solltest Du den anderen Teilnehmern ganz klar mitteilen, was das Ziel der Besprechung ist und sie bitten, vorbereitet zu erscheinen. Somit wird die Diskussion konkreter und zielführender.
Falls bereits eine Art von Prozessdokumentation bei Dir im Unternehmen vorhanden ist – und wenn es auch nur ein paar Listen oder einfache Prozessbeschreibungen sind – kann es durchaus nicht schaden, diese als Gesprächsgrundlage mit in die Diskussion zu nehmen.
Außerdem solltest Du Dich am Anfang der Prozesserhebung entscheiden, ob Du den derzeitigen Stand des Prozesses herausfinden möchtest (IST-Prozess) oder den optimalen Ablauf des Prozesses (SOLL-Prozess). Oftmals ist es einfacher, zuerst einmal mit dem IST-Prozess zu starten und diesen zu dokumentieren. Dies geht schneller und hilft Dir kurzfristig die fehlende Transparenz zu schaffen. Sobald diese dann gegeben ist, kannst Du nach und nach den Prozessablauf hin zum SOLL-Prozess verändern und damit auch optimieren.
Der Happy Path ist der „glückliche Durchlauf“ eines Prozesses, also die einfachste, geradlinige Beschreibung des Prozesses ohne Verzweigungen oder Sonderfälle, quasi das Grundgerüst des Prozesses.
Dieses Grundgerüst sollte durch drei Informationen abgedeckt werden: Titel, Beschreibung und Verantwortlicher pro Prozessschritt. Diese Informationen reichen aus, damit Du den Prozess im Kern bereits grafisch mit Prozessschritten (Tasks) und Verantwortlichkeiten (Lanes) abbildest – eine perfekte Basis, die Du dann mit spezifischen BPMN-Elementen wie Gateways oder Ereignissen stetig erweitern kannst.
Seine Prozessmanagement Software Bpanda
bietet ihm dafür drei Möglichkeiten, die aufeinander aufbauen.
Textbeschreibung
Wolfgang kann Prozesse nur mit Text beschreiben. Für jeden Prozess wird dann automatisch ein Prozesssteckbrief erstellt, den er mit weiteren Infos wie Verantwortlichen und Anhängen erweitern kann.
Happy Path
Er kann den Happy Path nutzen und so durch Ausfüllen von Titel, Beschreibung und Verantwortlichen das Grundgerüst des Prozesses ganz leicht erstellen.
Modeler
Dann gibt es noch den Modeler, mit dem Wolfgang den Prozess mittels BPMN 2.0-Elementen komplett abbilden bzw. erweitern kann.
Da Wolfgang sich für ein professionelles Prozessmanagement mit BPMN 2.0 entschieden hat und auch zunächst hauptsächlich für die Prozesserhebung sowie -dokumentation bei der aMIDzon verantwortlich sein wird, beschließt er, sich zunächst die nötigen Kenntnisse für den Modeler anzueignen.
Gemeinsam mit seinem Kernteam besucht er eine BPMN 2.0-Schulung bei der MID und absolviert ein Training für Prozessmodellierer.
Doku Guide
Im Training lernt Wolfgang sämtliche BPMN-Elemente kennen, bekommt aber auch gesagt, dass für einen leichten Einstieg in die Prozessdokumentation schon ein kleines Elemente-Set ausreicht. Eine gute Übersicht über die wichtigsten BPMN-Elemente für den step-by-step Start in die Welt der Prozessdokumentation bietet ihm der BPM-Doku Guide „In 3 Schritten zum BPMN-Prozess“.
Profitiere auch Du von unserem kostenlosen BPM-Doku Guide und lade ihn Dir jetzt herunter!
Es geht um den Auftragsabwicklungsprozess. Er lädt neben dem Kernteam der Führungskräfte noch Oliver und Sophie ein, beim Gespräch dabei zu sein, da beide täglich den Prozess ausführen. Da dies ja der erste Prozess sein wird, den Wolfgang dokumentieren wird, lauscht er gespannt den Infos, die er von den verschiedenen Leuten erhält und stellt viele Rückfragen, wer für welchen Prozessschritt genau verantwortlich ist.
Das Ergebnis
Am Ende hat er eine ziemlich klare Vorstellung von dem Prozess. Auch wenn die Diskussion teilweise schon langwierig war, ist Wolfgang auch sicher, dass dies mit jedem Prozessinterview besser werden wird.
Anschließend macht sich Wolfgang ans Werk und nutzt zuerst den Happy-Path in Bpanda, um das Grundgerüst des Auftragsabwicklungsprozess zu erstellen. Sobald dieses steht, öffnet er den Prozess im Modeler von Bpanda und erweitert ihn um Start- und Endereignisse, Gateways, Unterprozesse und Artefakte.
Schon ist die erste Version des Austragsabwicklungsprozesses modelliert und Wolfgang bittet sein Kernteam sowie Oliver und Sophie mittels der Review-Funktion in Bpanda um Feedback.
Das Ergebnis: Oliver merkt an, dass ein Prozessschritt fehlt während Sophie zurückgibt, dass an zwei Stellen die falschen Verantwortlichen hinterlegt sind.
Wolfgangs arbeitet das Feedback ein und dann ist es so weit:
Empfehlung von Wolfgang:
kostenlos & unverbindlich testen!
Wolfgang ist erstaunt, wie leicht es ihm als Neuling in der Welt der Prozesse gefallen ist, mit Bpanda die ersten Prozesse der aMIDzon zu dokumentieren. Er empfiehlt Dir, es direkt einmal selbst in Bpanda auszuprobieren!
Wolfgang hat es geschafft!
Die ersten Prozesse sind in Bpanda und viele weitere werden folgen. Wolfgang hat somit alle 6W’s umgesetzt.
Doch ist damit Prozessmanagement wirklich schon erfolgreich bei der aMIDzon eingeführt?
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Mehr InformationenDie ersten Prozesse sind in Bpanda und viele weitere werden folgen. hat somit alle 6W’s umgesetzt.
Wie geht es nach den ersten
Prozessen nun weiter?
Rückblick
Du hast Dir strategisch überlegt, wozu Du Prozessmanagement einführst und ein verlässliches Tool sowie ein super Team ausgewählt.
Taktisch hast Du die Regeln für Prozessmanagement in Deinem Unternehmen festgelegt.
Operativ hast Du bereits begonnen, Deine Prozesslandschaft darzustellen sowie erste Prozesse zu dokumentieren.
Er weiß mittlerweile, dass eine erfolgreiche Einführung von Prozessmanagement nicht bei den dokumentierten Prozessen endet.
Ab jetzt beginnt das Management der Prozesse, also die kontinuierliche Pflege und auch Optimierung der Prozesse. Es gibt zudem viele weitere Einflussfaktoren, mit denen Du den Erfolg Deiner Prozessmanagement-Einführung nachhaltig sichern kannst.
Wolfgangs Ratschläge
Aktualität
Erweitere Deine dokumentierten Prozesse stetig.
So bekommst Du nach und nach das vollständige Bild über Deine unternehmensweiten Abläufe. Dafür solltest Du Gültigkeitszeiträume für Deine freigegebenen Prozesse einführen, um Deine Prozessdokumentation regelmäßig auf dem neuesten Stand zu halten.
Wenn sich Änderungen an den Prozessabläufen ergeben, erstelle rechtzeitig eine neue Version, damit jeder sofort Bescheid weiß – und nicht erst, wenn der geänderte Ablauf schon alle Beteiligten verwirrt hat. Gleichzeitig solltest Du aber auch flexibel auf Feedback von den Prozessausführern reagieren können und auch Zwischenversionen freigeben, wenn sich kurzfristig etwas geändert hat oder der Prozess in der Praxis einfach doch an einer Stelle anders abläuft als gedacht.
Halte Deine Prozessdokumentation stets aktuell
Lebendigkeit
Du solltest in jedem Fall dafür sorgen, dass Deine Prozesse auch wirklich gelebt werden.
Wenn Deine erstellte Prozessdokumentation bloß ungenutzt auf dem Firmenserver rumliegt, ist niemandem geholfen. Du hast sie immerhin dafür erstellt, dass sie jeden im Unternehmen positiv bei der Arbeit unterstützt und für Transparenz und Effizienz sorgt.
Je regelmäßiger alle mit den Prozessen in Kontakt kommen, desto schneller schaffst Du auch ein Bewusstsein für diese im ganzen Unternehmen.
Mittels Human Workflows kannst Du sogar noch einen Schritt weiter gehen und Deine Prozesse live und in Echtzeit mit allen Beteiligten durchlaufen. So funktioniert besonders die Zusammenarbeit in verteilten Teams (z.B. im Home-Office) reibungslos. Außerdem liefert Dir jeder Prozessdurchlauf wichtige Daten und Kennzahlen, mit denen Du den kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) anstoßen kannst.
Erwecke Deine Prozesse zum Leben
Integration
Ganz wichtig ist, dass Du am Ball bleibst.
Am besten setzt Du ein regelmäßiges Meeting auf, in dem Du Dich mit den anderen zum aktuellen Stand der Prozesse und den nächsten ToDo’s austauscht.
Genau wie z.B. die Qualitätssicherung zur Produktentwicklung gehört, gehört Prozessmanagement dann eben zu Deinem Arbeitsalltag dazu.
Lade am Anfang definitiv Dein Kernteam zu diesem mindestens monatlichen Regelaustausch ein und erweitere den Kreis nach und nach, je mehr Nutzer mit den Prozessen und Deiner Prozessmanagement Software in Berührung kommen. Je größer und vernetzter Prozessmanagement bei Dir im Unternehmen wird, desto mehr Zeitaufwand wird Dein Kernteam benötigen, daher könnte es ggf. auf lange Sicht Sinn machen, eine eigene Abteilung bzw. ein abgestelltes Team für Prozessmanagement zu gründen.
Integriere Prozessmanagement fest in den Arbeitsalltag
Akzeptanz
Sobald die Pilotierungsphase Deines Prozessmanagement-Projektes abgeschlossen ist und die Prozessdokumentation nun für alle im Unternehmen zugänglich gemacht werden soll, solltest Du nicht übereilt, sondern strategisch vorgehen.
Es ist ganz wichtig, bei allen im Unternehmen Verständnis zu schaffen.
Für Dein Prozessmanagement-Vorhaben und auch dessen Sinn. Dies sollte idealerweise das Management und Kernteam tun.
Nimm eventuelle Bedenken oder Skepsis Deiner Mitarbeiter ernst und führe sie durch den Aufbau von Wissen und Kompetenz, z.B. durch Schulungen oder Erklärvideos zu Software und Prozessdarstellung, konsequent an das Thema heran.
Akzeptanz braucht Zeit, daher überstürze nichts, sondern setze Dir realistische Zeitziele und beziehe Deine Mitarbeiter mit ein. Im Regelfall verselbstständigt sich das Wachstum mit der Zeit, wenn Du Dein Projekt gut aufgesetzt und kommuniziert hast. Andere Bereiche bekommen mit, was für Fortschritte gemacht werden und möchten mitmachen. Wenn Du richtig vorgehst, wirst Du für Begeisterung sorgen und Dein Prozessmanagement wird mit jedem Unterstützer noch effektiver werden.
Sorge für Akzeptanz von Prozessmanagement im ganzen Unternehmen
Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von YouTube. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
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